Buongiorno e bentornata, o bentornato, su AssistenteDallaAallaZeta.
Quanto è importante per un Assistente di Direzione, Office Manager, Executive o Personal Assistant memorizzare i contatti ed i riferimenti delle persone con cui si entra in contatto? Quanto è importante prendere l’abitudine di inviare una richiesta di contatto anche su LinkedIn?
Di seguito trovi la procedura che io applico, di norma, quando entro in contatto con una persona nuova.
Procedura di Registrazione di un Nuovo Contatto
Si tratta di una procedura metodica, ma molto semplice, che utilizzo da tanti anni e che è ormai diventata parte della mia routine quotidiana.
La sua semplicità è disarmante e non richiede più di 2 minuti, eppure al momento opportuno ne fa risparmiare da 10 a 20 e, soprattutto, consente di fare abitualmente quello che si chiama Follow Up, cioè dare seguito ad un contatto.
- Ogni volta in cui conosco di persona o entro in contatto con una persona memorizzo il suo nome e la sua mail, telefono diretto e cellulare, azienda e posizione e nelle note appunto le informazioni utili, ma non solo.
- Ogni volta in cui il contatto è telefonico o scritto, mando un bv virtuale, un contatto della mia rubrica che riporta i miei dati completi che può essere comodamente salvato su Exchange o sulla rubrica del cellulare.
- Infine, regolarmente, mando una richiesta di contatto su LinkedIn e talvolta sugli altri social network. E seguo questa procedura praticamente ogni giorno ed ad ogni contatto.
Memorizzare nomi e riferimenti delle persone che incontro, anche virtualmente, mi da la tranquillità di essere davvero in contatto con il mio interlocutore, perché so il suo nome, ho il suo numero e sono certa che in caso di necessità potrò richiamarlo, anche a distanza di tempo, ritrovarlo su LinkedIn e sapere sia di cosa si occupa che quali traguardi ha raggiunto.
LinkedIn. Tutto è nato da lì, da questo straordinario strumento di Business e di Personal Branding
Tutto è nato infatti quando ho rilevato la naturalezza con cui la mia amica Mirna Pacchetti mi aveva mandato una richiesta di contatto LinkedIn, praticamente contestuale ad una mail di risposta ad un mio quesito, ed io, anche se già ci conoscevamo, avevo compilato il form sul suo sito.
Ecco questa cosa mi aveva dato l’impressione di essere una buonissima idea e, scoperto questo segreto, ho iniziato ad applicarlo, poi l’ho fatto mio e infine l’ho trasformato una gran bella abitudine, di fatto un metodo di lavoro di diritto inserito nelle mie procedure personali che regge alle giornate più piene e alle scadenze più pressanti perché costituisce uno straordinario investimento.
Mirna ed io ci siamo infatti conosciute di persona nel 2010 e siamo in contatto su LinkedIn dal febbraio del 2011, quindi, in termini di social network, da circa un’era geologica.
Io a quei tempi, ad esempio, utilizzavo ancora una rubrica cartacea, la Nonna delle rubriche dei nostri cellulari, dove tra l’altro avevo codificato una spunta personale per segnare di aver invitato la persona su LinkedIn. Il metodo aveva iniziato a funzionare già allora, con l’agenda cartacea, ed io adoravo la mia rubrica, tanto da averla persino conservata, anche quando un paio di anni più tardi ho iniziato ad utilizzare uno scanner per biglietti da visita, uno strumentino che, collegato al pc, leggeva le business card e creava in automatico il contatto su Outlook. Ecco, l’antenato diretto delle app moderne, ma il metodo continuava ad essere quello. E sembrava resistere.
Oggi l’app dello smartphone, di fatto il nostro ufficio ovunque, legge il biglietto da visita e lo inserisce direttamente nella rubrica e si sincronizza con Outlook, ma il metodo, la mini procedura, è sempre quella di Mirna. Ed è quanto mai attuale.
Con l’esercizio infatti mi sono resa conto che non era una buonissima idea, era una tecnica praticamente geniale.
Certo, potrebbe forse sembrarti superfluo dover sottolineare quello che può sembrare solo un piccolo adempimento quotidiano come questo, ma si tratta proprio di una di quelle micro task che David Allen, nel suo Detto-Fatto, cataloga come attività da meno di due minuti, e che da sole sono in grado di fare una grande differenza.
Il Valore dei Contatti registrati in un Mondo Sovraesposto alle Informazioni
Si tratta di attività che consentono di mantenere attivi, negli anni, contatti personali e professionali, ma anche di avere a disposizione numeri e riferimenti in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo ci si trovi, anche se non si è connessi e soprattutto quando i dati possono non essere pubblici o facilmente raggiungibili.
L’elevata disponibilità di informazioni online, insieme alla super comodità della non procedura “Chiedi a Google” o della finta argomentazione “tanto cerco su internet”, ci illude di non aver più bisogno di una rubrica, mentre si tratta in realtà di una scelta davvero controproducente.
La facilità di accesso a tutta una serie di numeri utili, ci distrae dal conservare quei numeri che sono preziosi o anche solo non sono pubblici, e la facilità della ricerca, non fa che impigrire il nostro spirito organizzativo, la nostra forma mentis, allontanandoci dalla consapevolezza che avere tutto o quasi a disposizione, archiviato, codificato o organizzato,
costituisce una nostra importante attività quotidiana ed una missione da perseguire.
Basta pensare al cellulare dell’amministratore delegato di una grande azienda, al numero personale di un luminare della medicina, ma anche al nome, e sottolineo al Nome, del tecnico che ha risolto il problema dell’ascensore in 30 secondi netti o dell’Assistente di un nostro importate contatto business, senza il cui intervento, semplicemente, una riunione non si riesce proprio ad organizzare.
Ed all’immediatezza dell’agenda condivisa, se disponibile, o alla comodità di girare, al nostro Assistito o ad un collega, un numero utile che abbiamo già a disposizione, senza neanche bisogni di fare copia e incolla, e con l’evidenza, in quella che diventa una scheda personale, delle informazioni utili che altrimenti dovremmo spiegare a voce, quali non lavora al venerdì pomeriggio.
E tu, cosa ne pensi? Hai una tua procedura di memorizzazione e codifica dei contatti? Hai un tuo bigliettino da visita virtuale?
A proposito di Dati e Informazioni
A proposito della Segreteria di Direzione
A proposito di LinkedIn e Assistant Branding
Assistant Branding e LinkedIn con Gabriella Picca. Il Valore del Personal Branding per Assistenti di Direzione, Office Manager e Personal Assistant
Scopri la pagina LinkedIn di AssistenteDallaAallaZeta per rimanere in linea con i nostri contenuti e per le informazioni sui nostri Corsi di Formazione
