Chi è e che cosa fa l’Office Manager
L’Office Manager è un collaboratore, molto più spesso una collaboratrice, che ha la responsabilità del buon funzionamento di un ufficio, di una sede distaccata e, nel caso dello Studio Professionale e dell’azienda di dimensioni ridotte, dell’intera struttura
Si occupa, riportando direttamente al Management, all’Imprenditore o ai Soci dello Studio, di organizzare e presidiare in autonomia gli strumenti ed i servizi necessari a garantire il funzionamento dell’attività della struttura di cui ha responsabilità, pianificando le attività, validando i fornitori e gestendo in autonomia il budget assegnato.
Principali Attività e Responsabilità
Potenzialità del Ruolo di Office Manager
Il Contesto in cui opera
Il mondo produttivo ed il terziario stanno attraverso un periodo davvero particolare.
Per alcuni esperti stiamo superando la fase della mass production per spostarci sempre di più in quella della mass customisation, ambito caratterizzato dalla crescente richiesta di prodotti e soluzioni di qualità ed altamente personalizzate, di conseguenza sempre più flessibili da un punto di vista produttivo e gestionale, tanto nei mercati BtoB che BtoC.
Questo scenario non riguarda solo il rapporto tra l’azienda ed il suo mercato di riferimento, ma si estende all’organizzazione interna ed alla sua capacità di creare valore reale.
Ai collaboratori vengono infatti richieste delle competenze trasversali sempre più sviluppate, come problem solving e change management, insieme alla capacità di operare con efficacia in diversi settori grazie conoscenze da aggiornare in tempo reale, prima di tutto quelli digitali.
Per poter sostenere performance così elevate, diventa strategico sviluppare il Focus e l’Engagement dei dipendenti verso la propria azienda, garantendo loro il livello di servizio interno per operare con grande efficacia, senza inutili distrazioni, verso il cliente e le sue richieste “just in time”.
All’interno di strutture sempre più piatte e flessibili è necessario che il Management, la stessa Proprietà o i Soci dello Studio, possano contare su una figura dedicata, in grado di gestire tutti gli aspetti organizzativi ed operativi relativi alla propria struttura.
Competenze Specifiche dell’Office Manager
Il Ruolo e le Potenzialità dell’Office Manager
E’ per soddisfare questa esigenza, ormai ampiamente sentita sia dalle aziende medie e piccole che dagli studi professionali, che viene inserita in azienda la figura dell’Office Manager, un ruolo dal valore consolidato e dalle crescenti potenzialità di sviluppo.
Un collaboratore di fiducia, formato allo scopo con una preparazione trasversale, flessibile nell’approccio ed in grado di presidiare in autonomia tutta una serie di responsabilità, costituite tanto da progetti di lungo periodo che da attività piccole, costanti e puntuali, di cui nessuno spesso si occupa direttamente, ma che migliorano l’ambiente di lavoro e limitano, se non addirittura neutralizzano, molti possibili problemi organizzativi ed operativi.
L’Office Manager è una figura che supporta il Management in maniera costante e puntuale, alleggerendolo dagli aspetti che quotidianamente lo distraggono e consentendogli di concentrarsi sullo sviluppo di una strategia vincente per l’impresa, mentre garantisce a tutti i collaboratori le condizioni di lavoro ottimali per presidiare le proprie responsabilità dirette, raggiungendo gli obiettivi assegnati in un ambiente sereno che aumenta la produttività individuale, favorisce la collaborazione e garantisce elevati livelli di Engagement.
Scegliere di inserire e di formare efficacemente un Office Manager in grado di ottimizzare i servizi, razionalizzare i costi e prevenire situazioni improduttive o addirittura pericolose, costituisce quindi una scelta illuminata e lungimirante e rappresenta per l’impresa, un investimento dai concreti ritorni organizzativi ed economici.
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