L’Office Manager

Chi è e che cosa fa l’Office Manager

L’Office Manager è un collaboratore, molto più spesso una collaboratrice, che ha la responsabilità del buon funzionamento di un ufficio, di una sede distaccata e, nel caso dello Studio Professionale e dell’azienda di dimensioni ridotte, dell’intera struttura

Si occupa, riportando direttamente al Management, all’Imprenditore o ai Soci dello Studio, di organizzare e presidiare in autonomia gli strumenti ed i servizi necessari a garantire il funzionamento dell’attività della struttura di cui ha responsabilità, pianificando le attività, validando i fornitori e gestendo in autonomia il budget assegnato.

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Potenzialità del Ruolo di Office Manager

Il Contesto in cui opera 

Il mondo produttivo ed il terziario stanno attraverso un periodo davvero particolare.
Per alcuni esperti stiamo superando la fase della mass production per spostarci sempre di più in quella della mass customisation, ambito caratterizzato dalla crescente richiesta di prodotti e soluzioni di qualità ed altamente personalizzate, di conseguenza sempre più flessibili da un punto di vista produttivo e gestionale, tanto nei mercati BtoB che BtoC.

Questo scenario non riguarda solo il rapporto tra l’azienda ed il suo mercato di riferimento, ma si estende all’organizzazione interna ed alla sua capacità di creare valore reale.
Ai collaboratori vengono infatti richieste delle competenze trasversali sempre più sviluppate, come problem solving e change management, insieme alla capacità di operare con efficacia in diversi settori grazie conoscenze da aggiornare in tempo reale, prima di tutto quelli digitali.

Per poter sostenere performance così elevate, diventa strategico sviluppare il Focus ed  l’Engagement dei dipendenti verso la propria azienda, garantendo loro il livello di servizio interno per operare con grande efficacia, senza inutili distrazioni, verso il cliente e le sue richieste “just in time”.
All’interno di strutture sempre più piatte e flessibili è necessario che il Management, la stessa Proprietà o i Soci dello Studio, possano contare su una figura dedicata, in grado di gestire tutti gli aspetti organizzativi ed operativi relativi alla propria struttura.

Scopri le Principali Attività e Responsabilità dell’Office Manager

Il Ruolo e le Potenzialità dell’Office Manager

E’ per soddisfare questa esigenza, ormai ampiamente sentita sia dalle aziende medie e piccole che dagli studi professionali, che viene inserita in azienda la figura dell’Office Manager, un ruolo dal valore consolidato e dalle crescenti potenzialità di sviluppo.
Un collaboratore di fiducia, formato allo scopo con una preparazione trasversale, flessibile nell’approccio ed in grado di presidiare in autonomia tutta una serie di responsabilità, costituite tanto da progetti di lungo periodo che da attività piccole, costanti e puntuali, di cui nessuno spesso si occupa direttamente, ma che migliorano l’ambiente di lavoro e limitano, se non addirittura neutralizzano, molti possibili problemi organizzativi ed operativi.

L’Office Manager è una figura che supporta il Management in maniera costante e puntuale, alleggerendolo dagli aspetti che quotidianamente lo distraggono e consentendogli di concentrarsi sullo sviluppo di una strategia vincente per l’impresa, mentre garantisce a tutti i collaboratori le condizioni di lavoro ottimali per presidiare le proprie responsabilità dirette, raggiungendo gli obiettivi assegnati in un ambiente sereno che aumenta la produttività individuale, favorisce la collaborazione e garantisce elevati livelli di Engagement.

Scegliere di inserire e di formare efficacemente un Office Manager in grado di ottimizzare i servizi, razionalizzare i costi e prevenire situazioni improduttive o addirittura pericolose, costituisce quindi una scelta illuminata e lungimirante e rappresenta per l’impresa, un investimento dai concreti ritorni organizzativi ed economici.

Corso di Formazione Office Manager

Destinatari

• Office Manager, Office Assistant e  Facility Manager
• Assistenti di Direzione e Hr Assistant
• Receptionist e Segretarie Amministrative che operano in Pmi e Studi Professionali cui è previsto l’affido di nuove responsabilità organizzative
• Funzioni di Staff che abbiano la necessità di sviluppare le proprie abilità progettuali e organizzative a supporto della propria Azienda o del proprio Dipartimento.
• Aspiranti Office Manager che vogliono approcciarsi al ruolo in modo strutturato e professionale.

Obiettivi e Vantaggi

In un’azienda, la figura dell’Office Manager ricopre un ruolo strategico ed il corso, attraverso il miglioramento delle Capacità di Comunicazione, di Organizzazione e d’Interazione sia con il Management che con i Clienti Interni, si pone l’obiettivo di apportare alcuni significativi benefici.

• Aumentare il Livello di Produttività dei Singoli, la loro motivazione interiore a lavorare con entusiasmo e dedizione, incrementando nel contempo la capacità e la volontà di interazione con i colleghi.
• Migliorare le Capacità Gestionali e Negoziali per migliorare le performance dei collaboratori diretti ed ottimizzare i rapporti con tutti i fornitori gestiti.
• Aumentare la Consapevolezza della Propria Responsabilità e delle Proprie Responsabilità, diventando il Punto di Riferimento Informativo, Organizzativo e Relazionale all’interno dell’Azienda o dello Studio.
• Sviluppare un forte Orientamento alla Soddisfazione del Cliente Interno ed una rinnovata consapevolezza del ruolo chiave che ciascun collaboratore svolge oggi per la propria azienda, consolidando una Approccio di Servizio nei confronti dell’Organizzazione e di tutti i suoi membri.
• Contribuire a creare un Clima di Engagement e di Collaborazione Costruttiva all’interno dell’Organizzazione, con un netto miglioramento in termini di Entusiasmo e Fidelizzazione dei dipendenti, con nette ripercussioni di immagine in ottica Employer Branding
• Sviluppare le Capacità di Pianificazione e Supporto Operativo, liberando il tempo del Management, vera risorsa determinante dell’impresa, così che questi possano concentrarsi sulle questioni strategiche non delegabili, sulle vere emergenze, ma soprattutto consentendo loro il focus sullo sviluppo commerciale e sull’acquisizione di nuovi clienti, attività prioritarie del business.
• Contribuire concretamente, e con il tempo in completa autonomia, al miglioramento degli Standard di Servizio a fronte di una costante Razionalizzazione degli Investimenti e Riduzione dei Costi di Esercizio consolidate nel tempo.

Approccio

L’approccio, estremamente pratico, si basa sul trasferimento di competenze specifiche e strumenti concreti, immediatamente applicabili, così da garantire ritorni tempestivi ed altrettanto concreti in termini di efficacia operativa, tanto delle persone coinvolte, quanto del Management, oltre a ritorni di business e d’immagine per l’Azienda o lo Studio, che potrà vantare risorse operative estremamente produttive grazie all’ottimizzazioni dei servizi ed al clima sviluppato.

Questo percorso formativo ed il suo contributo all’attività d’impresa costituiscono quindi un investimento in grado di generare un ritorno economico reale e consolidato nel tempo.

Contenuti Formativi

Modulo A

⇒ A come Assistente, Specializzazione Office Manager
La Figura Professionale Office Manager
Chi è e che cosa fa, Competenze, Deontologia professionale

⇒ C come Comunicazione Assertiva
Comunicazione Assertiva e Collaborazione Efficace
Comunicazione al Telefono, Gestione delle Chiamate e dei Reclami

⇒ T come Time Management
Gestire il Tempo e le Priorità, Gestire il Tempo degli Altri
Organizzazione dell’Agenda, Pianificazione degli Impegni

⇒ U come Ufficio, Gestione Servizi Generali e Reception-Centralino
Organizzazione e Presidio di Centralino, Reception e Corrieri
Introduzione Servizi Generali, Acquisti e Contratti

⇒ D come D come Dati, Informazioni, Archivio
Gestire Dati e Informazioni, Riservatezza
Organizzazione e Gestione dell’Archivio Cartaceo e Digitale

⇒ Best Practice e Operatività Quotidiana
Applicazione pratica di quanto appreso
Creazione del proprio Piano di Sviluppo Personale

Modulo B

⇒ B come Business Partner
Concetto di Business Partner
L’Office Manager come Business Partner dell’Azienda

⇒ W come Business Writing
Scrivere per Comunicare in Azienda, Strumenti e Metodi

⇒ N come Netiquette e Galateo
Galateo e Netiquette Office Manager

⇒ O come Organizzazione Attività̀
Organizzazione delle Attività, Gestione di Risorse e Delega,  Pianificazione e Gestione Scadenze, Introduzione al Project Management, Approccio Progettuale in Concreto

⇒ L come Leadership
Il Concetto di Leadership, Leader e Manager
Gestione efficace dei Rapporti con i Clienti Interni ed Esterni, Diventare Manager del Proprio Ufficio

⇒ Obiettivi, Percorso e Sviluppo
I concetti di Obiettivo e di Percorso
Identificare e Sviluppare il proprio Percorso di Crescita

Modulo C

 ⇒ Servizi Telefonici e Connettività̀, Servizi Informatici
Centralino e Voip, Linee Telefoniche Fisse, Cellulari
Gestione e Responsabilità̀ del Servizio It.

⇒ Servizi di Pulizie
Contratto e Capitolato, Gestione, Verifiche, Aggiornamenti

⇒ Piante e Giardini Aziendali
Contratti di Manutenzione, Gestione, Verifiche, Aggiornamenti

⇒ Manutenzione e Piccole Emergenze
Elettricista, Idraulico, Muratore e Pittore

⇒ Assicurazioni
Introduzione al tema Assicurazioni e Risk Management Assicurazioni Elementari, Polizze, Scadenze e Revisioni

⇒ Auto
Linee Guida di Gestione, Acquisti e Assicurazioni
Adempimenti Amministrativi e Manutenzione

⇒ Sviluppo di Piani di Gestione Dedicati al Proprio Ufficio
Analisi Bisogni Organizzativi e Implementazione Piano dedicato
Stesura di un Programma di Verifica e Aggiornamento

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Contenuti utili per l’Office Manager

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