Professione Reception & Office Assistant

Reception & Office Assistant. Chi è e cosa fa

La figura di Reception & Office Assistant, con un approccio professionale e la formazione adeguata diventa l’interlocutore privilegiato dei contatti esterni, ma rappresenta anche un collaboratore prezioso sul fronte cliente interno

Facendosi carico di tutta una serie di servizi a supporto dei collaboratori, spesso non presenti fisicamente in azienda perché operanti in smart working o presso altre sedi, diventa una sorta di persona di fiducia sul posto, e si fa carico di attività di facility generali e specifiche per il periodo, es. gestione dei dpi/strumenti d’emergenza.

Reception & Office Assistant, Attività e Responsabilità

L’Office Assistant come evoluzione del Ruolo di Receptionist

La figura di Receptionist/Centralinista è da sempre un elemento centrale per l’immagine dell’azienda e dello studio professionale perché rappresenta la miglior occasione per l’impresa di fare una buona prima impressione nei confronti degli ospiti e degli interlocutori telefonici.

In una visione più ampia e strategica, la figura di Receptionist viene reinterpreta nella nuova veste di Office Assistant, trasformandola in un ruolo di riferimento all’interno dell’ufficio, della sede, dell’azienda in cui opera.

L’Office Assistant rappresenta, nel mercato competitivo e nella situazione fluida in cui si opera oggi, uno strumento prezioso per trasformare ogni telefonata, ogni visita ogni contatto in una concreta occasione di sviluppo per l’impresa per creare o aumentare la relazione con i propri clienti e fornitori, raccogliendo e gestendo in maniera puntuale, efficace ed estremamente cortese ogni richiesta, segnalazione e critica da parte di un partner dell’azienda.

La riduzione delle visite dovute all’emergenza non riduce la funzione strategica di Accoglienza degli Ospiti perché mai come in questo momento, una visita rappresenta un momento da gestire con attenzione e professionalità, facendo sentire il visitatore un ospite gradito e protetto.

Rimane altrettanto strategico il Presidio della Reception, considerando l’aumento di acquisti online e spedizioni in uscita, che l’Office Assistant deve essere in grado di gestire nel modo più funzionale possibile, forte della capacità di considerare l’inedito mix tempi/costi/sicurezza richiesto da ciascuna operazione, ma anche del Centralino perché mai come in questo momento è fondamentale raccogliere in maniera pronta e costruttiva le richieste di informazioni ricevuta da ogni potenziale cliente e le segnalazioni/contestazioni da parte di ogni cliente attuale, soprattutto con la nuova necessità di gestire chiamate in remoto o Voip, tenendo insieme la comunicazione telefonica anche dei colleghi chi operano in smart working.