Buongiorno e Bentornata su AssistenteDallaAallaZeta.
Il Telefono è uno strumento di uso comune per ciascuno di noi e per molti, Executive Assistant e non, rappresenta la porta sempre aperta al proprio ufficio ed al proprio lavoro, anche se per l’Assistente di Direzione continua a ricoprire un ruolo strategico
Proprio in questo ruolo infatti una telefonata può davvero fare la differenza ed il mio, personale e costante, invito è quello di tenere presente l’importanza di parlare con le persone rispetto alla scelta asettica e distante di mail e messaggi chat.
Una telefonata è poi il modo migliore, fermo e cortese, per anticipare, prima di una comunicazione ufficiale, una risposta negativa o una brutta notizia.
Se è vero che per dire no non occorrono giustificazioni, in molti casi si rende necessario anticipare, con una breve telefonata che la risposta ad una determinata richiesta sarà negativa, con una piccola spiegazione di cortesia o l’anticipo di una motivazione reale che per rispetto per l’interlocutore non si inserirà nel messaggio.
Si rende necessaria nel caso della richiesta personale di un collega, quando con l’interlocutore ci sono stati diversi contatti telefonici o incontri su un determinato tema, quando in un invito davvero personale (cioè una comunicazione dedicata e non una newsletter) è indicata la sigla Rsvp, quando si deve dare una messaggio non positivo e diventa poi tassativo quando si deve comunicare una brutta notizia.
Ecco alcune frasi utili per anticipare delle comunicazioni negative.
La chiamo per ringraziarla per il tempo e la cortesia che ci ha dimostrato durante la trattativa che abbiamo portato avanti in questo periodo e per anticiparle che la proposta commerciale che ha sottoposto al dott. Rossi non avrà seguito a causa dell’impossibilità di trovare un accordo su alcuni punti che per la nostra azienda sono determinanti ai fini dell’investimento. Alla mia telefonata seguirà una comunicazione ufficiale.
Ci tengo ad anticiparle che riceverà via email una risposta negativa alla sua richiesta perché questa è, purtroppo arrivata oltre i termini consentiti e, nel rispetto delle regole, non è stato possibile prenderla in considerazione.
Le anticipo che alle nostre richieste d’informazioni non seguiranno sviluppi concreti, le sto mandando la mail informativa su questo tema.
Nel caso di un invito, ecco una formula di rifiuto molto cortese.
Buongiorno dottoressa Verdi, la ringrazio a nome dell’ing. Bianchi per l’invito all’evento privato che ci ha trasmesso, cui l’ing. Bianchi è spiacente di non poter partecipare.
Nel caso dell’Office Manager è utile anticipare con una telefonata le comunicazioni ufficiali di disdetta ad un contratto in corso, magari attivo da alcuni anni, o la risposta negativa ad un’offerta per una nuova collaborazione o per l’ampliamento di una commessa in corso.
Nel nostro caso non vorremmo sapere dal nostro interlocutore abituale che non saremo più clienti prima di ricevere una raccomandata o una pec ufficiale?
Vorrei anticiparti che riceverai via raccomandata la disdetta del contratto in corso per la manutenzione del nostro giardino aziendale. Per l’anno prossimo abbiamo deciso per una diversa soluzione.
La chiamo per informarla che via pec riceverà la comunicazione di disdetta del servizio di pulizie per la nostra sede di Milano, data la situazione generale non utilizzeremo la sede optando per l’esclusiva attività in smart working, riservandoci di contattarla quando avremo la possibilità di tornare ad utilizzare la nostra sede.
Dare alcune motivazioni, nei casi in cui occorre e rigorosamente vere seppure senza dettagli riservati, non vuol dire giustificarsi per la scelta che l’azienda ha fatto, significa centrare un messaggio e renderlo accettabile in un’ottica di collaborazione costruttiva con chi magari lavora per noi da tanti anni e su quell’attività conta per la propria attività e talvolta per il proprio sostentamento personale.
L’Office Manager che presidia una selezione si ricorderà anche di avvisare un candidato che ha partecipato ad una selezione che dopo i diversi colloqui è stata presa una decisione che non lo coinvolge.
Anche in questo caso se avessimo partecipato noi ad una selezione non apprezzeremmo che il selezionatore, dopo 3 colloqui approfonditi, ci chiamasse per dirci che non è andata come volevamo?
La ringraziamo per aver partecipato a questa selezione, abbiamo apprezzato il suo approccio e la sua disponibilità. Abbiamo completato l’iter e la scelta è caduta su un altro candidato.
Al collega che sottopone una richiesta al nostro Assistito, direttamente o tramite il nostro filtro, si dirà una frase semplice e rispettosa ma onesta e centrata.
Ho sottoposto la tua richiesta al dott. Bianchi, in questo momento non ci è possibile renderla concreta ed è piuttosto importante concentrarci sul piano d’azione che abbiamo già condiviso.
Il dott. Bianchi mi ha pregato di avvisarti che la tua richiesta non può essere, in questo momento, presa in considerazione, ti manderemo una mail di risposta. Non ho maggiori dettagli a riguardo e non abbiamo, in questo momento, la possibilità di indicarti una tempistica valida per poter nuovamente sottoporre la tua richiesta. Ti ringraziamo molto per la tua collaborazione.
La buona abitudine di anticipare le comunicazioni scritte con una telefonata è una scelta profondamente rispettosa e, contemporaneamente, uno straordinario modo di guadagnare tempo prezioso perché ci consente comunicazioni scritte centrate, dirette e cortesi, e ci tiene al sicuro dal temibile Blocco dello Scrittore, che capita anche alle Assistenti di Direzione quando non trovano le parole per comunicare qualcosa non così bello da leggere per l’interlocutore, fosse anche la risposta negativa all’invito ad un evento.
Non ultimo, e quasi a livello scaramantico, anticipare risposte negative può consentirci di raccogliere eventuali informazioni aggiuntive per neutralizzare incomprensioni o errori di valutazioni, soprattutto quando le questioni riguardano colleghi e fornitori di lunga data.
Ogni volta in cui abbiamo difficoltà a comporre un messaggio scritto negativo, domandiamoci “potrebbe essere utile anticipare il messaggio?” e questo costituirà già una soluzione perché avremo uno strumento in più.
Il Telefono è infatti uno strumento di lavoro imprescindibile e rimane un grande alleato dell’Assistente di Direzione. In ogni situazione.
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