Rispondere e Ringraziare. Il Grande Valore del Feedback Positivo

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Netiquette Comunicazione Assertiva Galateo Rispondere Ringraziare Feedback positivo Assistente Dalla A alla Zeta

Vi presento uno dei più potenti strumenti che potrai mai sognare di avere a disposizione, il Feedback Positivo.
Un po’ Business Etiquette ed un po’ strumento di Comunicazione Assertiva, il Feedback Positivo è un’abitudine che ti suggerisco di introdurre quanto prima nel tuo metodo di lavoro.
Ma per farlo è necessario assumere un radicale punto di vista, un approccio davvero nuovo, rispetto alla nostra vita quotidiana.

Il Non Pensare Mai, neanche per un minuto, che qualcosa ci sia dovuto.

E, bada bene, che nulla sia dovuto non è un postulato proprio del mondo del business, è una verità assoluta dietro cui si cela questo misterioso destino che fa succedere delle cose e qualche volta non le fa succedere, nonostante pensiamo di aver sufficientemente programmato o meritato un determinato fatto.

Nulla è dovuto è la più logica delle spiegazioni quando le cose vanno in maniera inattesa, spiacevole o tragica, ma anche in maniera incredibilmente positiva, quasi magica o miracolosa.

Nel mondo degli affari e del mondo del lavoro è ugualmente così, con la sola piccola grande differenza, che nel mondo degli affari le questioni sono, nella maggior parte dei casi, gestibili o quantomeno affrontabili.

E assumere questa teoria come nostra ci consentirà di accettare tutta una serie di piccoli e grandi adempimenti che, operativamente, richiedono del tempo e dell’impegno, ma che più di tutto pesano sull’orgoglio.

Occorre iniziare a pensare che nulla è dovuto quando un interlocutore, sia esso un collega o un partner, un cliente o un fornitore, palesemente non fa quello che dovrebbe fare.
La frustrazione in questi casi non deriva solo dal dover sollecitare, ma il più delle volte dalla sensazione di dover fare qualcosa che è di squisita competenza di qualcun altro che, semplicemente, non lo fa.

E se siamo così magnanimi nel perdonare chi ci sta simpatico, anche se inadempiente, ci ritroviamo incredibilmente fiscali di fronte a chi ci sta antipatico ed abbiamo la tendenza a non perdonargli nulla, neppure la più lieve delle mancanze.
Nel tempo ho imparato che, in questi casi, quello che davvero pesa non è tanto il sollecito costante o l’azione che dobbiamo svolgere noi al posto di qualcun altro.

La cosa più dura da mandar giù è che questo fare non pesa tanto sulla nostra gestione del tempo o sulla nostra organizzazione delle attività, ma pesa piuttosto, ed equamente, tanto sul nostro orgoglio ferito perché dovremmo fare ciò che non vorremmo (come dell’operatività un po’ umile per la nostra posizione?) o ancora di più sulla nostra pigrizia, ebbene sì, proprio su quella, perché ci piacerebbe così tanto fare una richiesta ottenere subito una risposta, talvolta anche solo per toglierci il pensiero.

Ma se così tante volte ci troviamo nella situazione di dover attendere, sollecitare e fare, quando qualcun altro non fa, sarà altrettanto vero che, per colpa nostra o no, potremo trovarci noi stessi nella situazione di essere gli inadempienti.
Allora tanto vale accettare che una richiesta sottoposta porta con sé tutta una serie di successivi adempimenti, soprattutto se sottoposta da chi, come l’Assistente di Direzione, ha precise responsabilità di Delega e di Organizzazione delle Attività, proprie e altrui.
Ed ecco che, come per la maggior parte degli aspetti della vita, quando accettiamo che determinate cose da fare ci spettano, diventano immediatamente gestibili e forse non così impegnative o dispersive come pensavamo.

E se è davvero dura tenere tutto sotto controllo, diventa incredibilmente più semplice quando ci si sforza di dare un feed back costante a quanti alle nostre richieste rispondono, dimostrando gratitudine e apprezzamento per quello che riceviamo che, torno a dire, dobbiamo pensa non ci sia dovuto (anche se nei fatti lo è, 😉).

Facendo infatti nostra la teoria che nulla è dovuto, accetteremo la necessità di farci carico di responsabilità e attività che, alla lunga, si riveleranno strumenti incredibilmente efficaci per raggiungere i nostri obiettivi di organizzazione quotidiana quanto di realizzazione personale, mantenendo quel giusto grado di umiltà e concretezza che nella figura di Executive Assistant, Office Manger o Assistente Personale, non guastano mai.

E con questo nuovo approccio diventa allora determinante la buona abitudine di dare feedback costanti, soprattutto se positivi.
Far presente se una determinata cosa funziona o no e perché, ad esempio.
Confermare la ricezione di un documento o il buon esito di una pratica e ringraziare per un’attività, anche se contrattualmente dovuta, diventeranno task routinarie che non peseranno più di 30 minuti al giorno, ma ci consentiranno di ricevere dalle persone le stesse risposte costruttive.

Questo nuovo approccio ed il suo investimento di massimo mezz’ora al dì ci permetteranno di gestire con grande efficacia tanto la lista delle cose da fare, quanto la lista delle risposte attese e, soprattutto nei momenti critici, ci permetteranno di contare sulla collaborazione aperta e serena da parte di moltissimi interlocutori diversi, interni ed esterni alla nostra azienda.
Quindi si tratta di 30 minuti al giorno che possono farci guadagnare diverse ore alla settimana e garantirci qualche giornata di vantaggio quando una vera emergenza business si presenterà.
E sarà così che l’abitudine a dare feedback positivi si rivelerà, con il tempo, un’abitudine quasi magica che farà davvero crescere la nostra capacità di realizzare i progetti più importanti e raggiungere gli obiettivi più sfidanti.

E tu dai mai feedback positivi? Cosa pensi della buona abitudine di dare feedback positivi?