L’Office Manager è l’Assistente di Direzione specializzata nella Gestione dell’Ufficio e che ne garantisce il Perfetto Funzionamento secondo Elevati Standard di Servizio e in ottica di Ottimizzazione dei Costi.
Come spesso accade per i Ruoli di Supporto in Azienda, anche la Figura Professionale dell’Office Manager ha una Job Description realizzata su misura per la realtà aziendale in cui opera ed un Mansionario specifico legato all’attività in Azienda o nello Studio Professionale, al settore e alla dimensione dell’Organizzazione, oltre al livello di autonomia riconosciuta.
A livello trasversale e indipendentemente dal settore di attività l’Office Manager rappresenta un punto di riferimento all’interno dell’Organizzazione sia da un punto di vista organizzativo che informativo a supporto non solo di Proprietà e Management ma di tutti i collaboratori tanto dell’azienda che dello studio professionale.
Si tratta dell’interlocutore giusto a cui chiedere informazioni e indicazioni di natura organizzativa e operativa ed è custode delle procedure delle aggiornate e delle linee guide non scritte che vigono in ogni ambiente di lavoro.
Queste indicazioni costituiscono le prime linee guida per la Costruzione e lo Sviluppo Professionale del Ruolo, soprattutto in quei contesti in cui viene inserito un Office Manager dove prima non c’era.
Office Manager, Attività e Responsabilità
Organizzazione di Centralino e Reception
⇒ Coordinamento delle Attività della Reception
incluse linee guida sulla gestione del servizio
⇒ Centralino
inclusa la gestione dei periodici aggiornamenti tecnologici
⇒ Organizzazione Flusso Corrispondenza e Corrieri
definendo tempi e procedure, in ingresso ed in uscita
scegliendo fornitori e definendo abbonamenti e accordi quadro
Gestione Cancelleria, Servizi e Materiali d’Ufficio
⇒ Gestione Acquisti di Cancelleria
definendo fabbisogno e procedure di distribuzione
gestendo in autonomia acquisti ed accordi di fornitura
inclusi scelta e validazione dei fornitori
⇒ Gestione Servizi Acquisti del Materiale d’Ufficio
identificando le esigenze specifiche, anche nuove della struttura
gestendo in autonomia acquisti ed accordi di fornitura
inclusi scelta e validazione dei fornitori
un esempio sono i servi bar interni
Presidio dei Servizi It, Telefonia e Centralino
⇒ Servizi It, Pc e Device, Stampanti e Fax
Acquisto degli strumenti e coordinamento dei servizi in outsourcing
⇒ Centralino, Telefonia e Connessioni Internet
Attivazione di forniture, stipula ed aggiornamento periodico dei contratti per
Telefoni Fissi e Mobili, Connessioni Remote, Centralino, Voip e Conference
Gestione del Personale e dei Collaboratori
⇒ Coordinamento di Risorse di Staff e di Segreteria Generale
tra cui per policy i Reception & Office Assistant
⇒ Selezione del Personale ed Inserimento dei Riporti Diretti
definendo aspetti organizzativi e politiche retributive
⇒ Supporto nella Selezione ed Inserimento di Nuove Risorse
in affiancamento alla Direzione Generale
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