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Abbiamo già approfondito chi è cosa fa l’Office Manager e quali sono le sue Principali Responsabilità, quello che approfondiamo ora sono le Competenze Specifiche della Professione di Office Manager, quelle skills necessarie per svolgere questo lavoro al meglio.
Come per l’Assistente di Direzione, ed in generale per tutti i ruoli di supporto in azienda, le competenze specifiche dell’Office Manager sono in realtà soft skills, competenze trasversali, per la maggior parte degli altri ruoli. Da qui la necessità di approfondire e centrarle con particolare attenzione.
Office Manager, Competenze Specifiche
Comunicazione Assertiva
⇒ L’Office Manager comunica in maniera efficace con molti interlocutori interni ed esterni all’azienda, che ricoprono diverse posizione gerarchiche
La prima e fondamentale competenza dell’Office Manager, e a dire il vero di ogni professionista che opera in un Ruolo di Supporto in Azienda, è la Comunicazione Assertiva, la capacità di dialogare in maniera efficace e costruttiva con molti interlocutori diversi.
L’Executive Assistant si relaziona prevalentemente con il proprio Assistito, con il Board o con le prime linee di leadership, con i clienti di riferimento e con alcuni consulenti direzionali ed il suo stile di comunicazione è specifico e legato ai propri interlocutori di riferimento.
L’Office Manager ha invece tra le sue esigenze primarie quella di trasmettere messaggi organizzativi, chiari ed estremamente efficaci, a molti interlocutori in azienda, che ricoprono ruoli diversi e sono distribuiti nella scala gerarchica, oltre che trasmettere informazioni e sottoporre richieste a molti fornitori cui sono stati affidati servizi tecnici ed operativi.
L’Office Manager ha come sua competenza specifica la Comunicazione Assertiva ed in particolare la Capacità di Relazionarsi in maniera efficace con interlocutori diversi, interni o esterni all’Organizzazione, che ricoprono posizioni gerarchiche anche molto distanti tra loro e che si aspettano di riceve indicazioni chiare e richieste specifiche.
Business Writing
⇒ L’Office Manager comunica in forma scritta in maniera precisa e puntuale verso colleghi e collaboratori, scrive a fornitori e consulenti consapevole di rappresentare l’azienda.
Seconda competenza strategica nella professione di Office Manager è il Business Writing, la capacità di scrivere in maniera efficace in azienda e per l’azienda.
Rispetto all’Executive Assistant non presidia la comunicazione istituzionale e non tiene i rapporti con gli interlocutori direzionali, non gestisce la corrispondenza del management, a meno che ricopra, soprattutto nelle piccole realtà, il duplice ruolo.
L’Office Manager ha la responsabilità del buon esito della comunicazione scritta nei confronti di management, colleghi e collaboratori, si occupa in prima persona di elaborare e condividere procedure e linee guida per servizi generali e parte it, dando indicazioni operative, amministrative ed organizzative, non di rado elabora circolari e piccoli o più grandi manuali.
Valutando e successivamente tenendo i rapporti con i fornitori della struttura e con diversi consulenti, ha la responsabilità della corrispondenza nei confronti anche di molti interlocutori esterni all’azienda.
Formalizza incarichi e contratti di servizio, a seguito della negoziazione effettuata, trasferisce le istruzioni operative ed organizzative necessarie allo svolgimento delle attività delegate o commissionate all’esterno, sollecita, puntualizza e contesta rispetto ai punti bisognosi di attenzione.
L’Office Manager ha come sua competenza specifica il Business Writing ed in particolare la Capacità di Scrivere in maniera efficace per conto dell’azienda, trasferendo agli interlocutori interni o esterni all’Organizzazione le indicazioni organizzative, operative ed amministrative utili per relazionarsi al meglio con la struttura o per erogando i servizi necessari al suo corretto funzionamento.
Time Management
⇒ L’Office Manager gestisce il suo tempo al meglio e contribuisce ad un’efficace gestione del tempo dei propri collaboratori diretti, così come di Management e Colleghi.
Terza competenza dell’Office Manager, è il Time Management, la gestione efficace del proprio tempo attraverso un sistema di programmazione degli impegni e pianificazione delle attività.
A differenza dell’Executive Assistant, il cui principale impegno è la difesa del tempo strategico della direzione, l’Office Manager ha obiettivi organizzativi e gestionali propri ed ha come sua priorità al difesa del suo tempo.
L’Office Manager pianifica al meglio i propri impegni, delega con efficacia ai collaboratori e assegna correttamente le priorità, amministra con puntualità e precisione il tempo dei fornitori di cui è responsabile.
L’Office Manager gestisce il suo tempo, coordina al meglio le attività dei suoi riporti diretti e, grazie alle funzioni che presidia in prima persona, contribuisce alla produttività dell’ufficio o dello studio professionale gestito, dando quindi un contributo concreto al time management di tutti, Manager e Collaboratori.
Leadership
⇒ L’Office Manager esercita la sua leadership come strumento quotidiano per la corretta gestione dell’ufficio e dei servizi di cui ha la responsabilità, così come per la gestione dei collaboratori diretti.
Quarta competenza dell’Office Manager, è la Leadership, la capacità di assumere il ruolo di guida all’interno di un team o di un’organizzazione, indipendentemente dalla posizione gerarchica.
L’Office Manager valorizza le sue doti comunicative per agevolare il flusso delle informazioni, sostiene il miglioramento dei processi e delle performance delle persone che coordina direttamente, ma più in generale anche dei collaboratori della struttura che presidia.
E’ un punto di riferimento per la struttura quando si parla sia di procedure che di informazioni e sa mettere le sue capacità al servizio dell’efficacia dell’ufficio e del team, basando le sue scelte sulle precise priorità del buon funzionamento della struttura, avendo come principale obiettivo le elevate performance di tutti le persone coinvolte.
Non ha difficoltà nel farsi carico di attività impegnative e problematiche impellenti, in virtù degli standard di qualità che deve garantire, pur mantenendo il giusto distacco e la capacità di arginare richieste non in linea tanto con le linee guida che con i valori dell’organizzazione.
L’Office Manager è leader all’interno dell’organizzazione non solo quando ha la responsabilità diretta di uno o più collaboratori, ma presidia le sue attività con il giusto mix di autorevolezza e mentalità di servizio, costituendo un punto di riferimento per il funzionamento della struttura ed un interlocutore prezioso per i collaboratori dell’ufficio o dello studio professionale.
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