Perché il Ruolo di Assistente di Direzione non è chiaro in Azienda? Perché le Persone sono poco consapevoli di cosa fanno Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant? Un’Analisi e una Riflessione

L’#AssistantBranding, la Valorizzazione della Professione di Assistente ed in particolare del Nostro Ruolo come Professionisti in questo campo, passa dalla comprensione della Percezione che gli altri ne hanno.

Oggi ci dedichiamo a queste due domande per cui non c’è una semplice risposta.

Dal mio punto di vista ci sono diversi piani di lettura ed il mio lavoro di formatrice e di creatrice di contenuti ha proprio la scopo di far crescere la consapevolezza in Assistenti di Direzione ed Office Manager, contribuendo al loro sviluppo professionale, ed aumentare la percezione del Ruolo nelle Organizzazioni, perché se un grande lavoro è stato fatto, molto ne rimane da fare.

Si tratta di un tema che emerge con forza da alcune, ed alcuni, Assistenti che ho l’onore di avere in aula nei miei Corsi di Formazione ed è uno degli aspetti su cui lavoriamo insieme con maggior cura e attenzione e allo stesso modo è una domanda che ricevo periodicamente da Assistenti che seguono i miei contenuti online.

Le difficoltà di comprensione e di comunicazione dei contenuti del Ruolo di Assistente di Direzione, insieme ai dubbi che fanno crescere in noi, ci limitano molto nel comunicare, nell’affermare il nostro valore e, sommate alla poca conoscenza generale del ruolo, ci fanno precipitare in un circolo vizioso, dal quale, se ti fa piacere possiamo uscire insieme.

Questa è la prima delle riflessioni che, se ti fa piacere seguire, ti accompagneranno in questo Percorso di Valorizzazione Professionale e di Personal Branding che adoro chiamare #AssistantBranding.

Se conosci già il nostro programma sai anche da dove partiamo.

Partendo dall’inizio, dalla A di Assistente, partendo cioè dal fare un punto insieme sui concetti di Ruolo e di Professione, che sono un po’ diversi dal concetto di “lavoro” ed è per questo che un modulo dedicato alla Professione e al Ruolo è sempre presente nei miei Corsi di Formazione Assistente di Direzione e nei Corsi Office Manager, ma egualmente il modulo super centrato, delle nostre Masterclass Executive Assistant e Personal Assistant.

Perché, bada bene, la cosa più difficile è iniziare e per iniziare nel modo giusto bisogna cominciare dalla A, cioè dalla base, dal concetto stesso della Professione di Assistente e, con queste basi belle solide, si può procedere con un’analisi ampia e onesta.

E questa che segue è la mia analisi più autentica che le due domande ci suggeriscono.

Perché il Ruolo di Assistente di Direzione non è chiaro all’interno di un’Azienda?

Esistono diversi piani su cui la situazione va, secondo me, letta.

Principalmente esiste una visione del ruolo superata, legata agli stereotipi, che sono tanto professionali quanto legati all’essere donne, insomma è visto da tutti come un ruolo di accudimento, prevalentemente operativo, invece che di supporto e coordinamento, cioè prevalentemente organizzativo, che è un’altra cosa.

Questo non dipende solo dalla mentalità, ma anche da una certa difficoltà di codifica dei ruoli, si fa fatica a capire chi è e cosa fa l’Assistente perché fa tante cose.

E ne fa di diverse in base alle caratteristiche proprie della singola Azienda o del singolo Studio Professionale, alla dimensione, al settore o alla posizione all’interno dell’Organizzazione. E questo è il secondo punto di vista da tenere presente.

In un’Azienda l’Assistente può supportare il Manager di una Divisione o quella divisione interamente o ancora assistere il Presidente sia da un punto di vista organizzativo che personale, arrivando a gestire significativi aspetti per la sua intera Famiglia, come nel caso di Personal Assistant e Family Manager.

In uno Studio Professionale l’Assistente può allo stesso modo seguire l’operatività o supportare uno o più Professionisti, come nel caso di Legal Assistant, una Specializzazione di cui abbiamo parlato con Gisella Defilippis che ci ha illustrato in maniera molto chiara e completa il concetto di specializzazione e quanto i diversi ruoli che rientrano sotto la voce professionale di “Assistente di Direzione” possono essere specializzati.

Esistente quindi una prima necessità di identificare correttamente il Ruolo di Assistente di Direzione e identificare con una certa precisione, e con una certa onestà intellettuale, che cosa s’intende per Assistente di Direzione.

C’è, ad esempio, una differenza, sia formale che sostanziale, tra Assistente di Direzione in senso stretto e l’Office Manager, che appartengono entrambi alla stessa categoria professionale, ma sono due Ruoli diversi e fanno due Lavori diversi, quindi le Definizioni servono proprio a chiarire questo, cosa si intende con una determinata espressione, di che tipo di Assistente di tratta, cioè la sua Declinazione o Specializzazione.

Della necessità di avere una definizione abbiamo parlato nell’articolo “Perché all’Assistente di Direzione serve una Definizione”.

E continuano ad essere due lavori diversi anche nelle piccole Organizzazioni quando frequentemente l’Assistente del Founder è anche Office Manager.

Cioè i Ruoli sono sempre due, è la Persona a ricoprirli entrambi , quindi la persona svolge due lavori diversi, anche se non lo sa ed allo stesso modo all’interno dell’Organizzazione non c’è consapevolezza che siano due lavori svolti dalla stessa persona.

Ecco perché ho creato due diversi Percorsi di Formazione Professionale per l’Assistente di Direzione e per l’Office Manager, paralleli ma indipendenti, quindi sono due Corsi diversi perché si tratta di due lavori diversi e con questa ottica dobbiamo approcciarci ai nostri interlocutori.

Perché le Persone in Azienda, o nel Mondo del Lavoro, sono poco consapevoli di chi è e cosa fa l’Assistente di Direzione?

Esiste una significativa consapevolezza da parte degli Assistiti, sia Manager che Professionisti, del supporto garantito da Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant ed allo stesso tempo una certa difficoltà da parte di Imprenditori ed Executives che non hanno un supporto diretto, a comprenderne il valore e le potenzialità.

Parallelamente, anche se l’Organizzazione è guidata da un Professionista che ha consapevolezza di questa Professione e del suo Valore, esistono diffuse difficoltà di comprensione del Ruolo e del suo Contributo da parte degli altri utenti, diciamo per semplicità Colleghi e Contatti Esterni, sia clienti che fornitori, ma talvolta esiste poca conoscenza di questo Ruolo da parte Hr.

E questo è quello che mi dispiace di più ed allo stesso tempo è la dimensione su cui sono possibili i miglioramenti più significativi, quindi partiamo dall’analisi della situazione nel modo più obiettivo.

Gli Hr, in alcuni casi, non conoscono bene questa Figura Professionale e questo limite porta con sé malintesi e blocchi comunicativi dentro le Aziende e dentro gli Studi Professionali, sui cui può essere utile una riflessione aperta ed attenta.

Perché se siamo portati a pensare che il problema potrebbe essere l’Assistente di Direzione, dovremmo imparare a conoscere il mondo delle Risorse Umane di oggi, approfondendo quelle che sono le caratteristiche, ma anche i punti di attenzione e le potenzialità inespresse di Hr.

Di questo ci ha parlato Alessandro Rimassa, nella nostra intervista sul tema Company Culture, dove tra le altre cose ci ha presentato uno dei limiti principali di Hr oggi, cioè la scelta di occuparsi prevalentemente degli aspetti amministrativi e non delle Persone.

Questa poca attenzione alle persone da parte Hr porta con sé alcuni errori gestionali e relazionali.

Se nell’Organigramma Aziendale, l’Assistente di Direzione è tra i collaboratori di una Divisione e non in staff al Manager, si presenta il rischio che per le Persone diventino incomprensibili sia il suo Ruolo che le sue Prerogative di vicinanza al Management.

Diventerà quindi inspiegabile il Potere che l’Assistente ha nella Gestione del Tempo Strategico del Manager, così come la sua Funzione di Filtro.

Nel caso di Personal Assistant, ho raccolto la segnalazione nelle nostre sessioni formative dedicate alle Assistenti Personali e ho vissuto il caso in prima persona, è necessario lavorare a lungo e spesso richiedere un supporto esterno da parte di un Consulente o Assessor per riuscire a “convincere” Hr che le Mansioni di Personal Assistant vanno riassunte con un tutt’altro che semplice “Presidio delle Attività Personali e della Famiglia”.

Questo perché le singole attività non sono esplicabili senza che vengano rese pubbliche informazioni intrinsecamente riservate e sensibili, di cui gli stessi Hr possono non essere a conoscenza o di cui non devono essere portati a conoscenza.

Che il Manager o il Founder posseggano un motoscafo Riva, che abbiano divorziato tre volte o che appartengano ad un’associazione di estimatori di un noto liquore, non può essere reso noto nel tentativo di elencare una serie di attività che non fanno capo se non direttamente al diretto o alla diretta interessata.

E’ quindi fondamentale che Hr impari a conoscere questo Ruolo, ne comprenda le implicazioni e diventi consapevole dello straordinario supporto che può garantire all’Organizzazione, alle Persone e alle stesso Ufficio Risorse Umane, davvero in uno spirito di profonda ed onesta collaborazione.

Il Primo Passo

Molte Organizzazioni, siano Aziende grandi o piccole o Studi Professionali, così come molti Manager e Professionisti, credono nella Professione dell’Assistente di Direzione, nelle suo valore e nelle sue Specializzazioni, anche se ci sono diverse situazioni complicate, punti di attenzione e grandi opportunità da cogliere.

Come primo passo nel nostro percorso di #AssistantBranding iniziamo quindi a riflettere su questi aspetti un pochino più problematici, sforziamoci di vedere le situazioni in modo più obiettivo e più onesto, cercando di identificare quelli che sono per noi i maggiori punti di attenzione, sia in generale che soprattutto nel contesto in cui operiamo o in cui vogliamo operare.

Fatto questo, se ti fa piacere seguire questo programma, andiamo insieme ad approfondire l’altra faccia della medaglia e ci domandiamo

• L’Assistente è davvero sempre consapevole del proprio Ruolo, del proprio Valore e del proprio Contributo?

• Ha forse bisogno anche Lei, o proprio Lei (o Lui), di costruire un proprio Percorso di Crescita o di Conferma delle proprie Competenze? 

Alla prossima puntata.

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