Buongiorno e bentornata su AssistenteDallaAallaZeta.

Cos’è richiesto nelle offerte di lavoro per Assistente di Direzione? Cosa chiedono le aziende che cercano Assistenti di Direzione? Cos’è più importante nel curriculum delle Assistenti di Direzione? Su che cosa si concentrano Hr e Selezionatori quando cercano Executive Asssistant, Office Manager e Segretarie di Direzione?

Queste sono alcune delle domande che ricevo dalle Assistenti, ma anche dalle Aspiranti Assistenti, e come è nella mia abitudine ho pensato fosse utile il confronto con chi si occupa di lavoro e selezione, che fosse necessario chiedere a chi davvero se ne intende.

Per parlarci di Lavoro e Selezione, e non solo, ho il piacere di ospitare Michela Appennini, Consulente Risorse Umane, esperta di Ricerca, Selezione e Formazione con più di 20 anni di esperienza.

Buongiorno Michela, benvenuta su AssistenteDallaAallaZeta e grazie per aver accettato il mio invito.

Vorresti raccontarci un po’ di te, chi sei e cosa fai?

Buongiorno Irene e a tutte le persone che ci leggono.
Sono una consulente in ambito HR, con specializzazione nell’area  Recruiting e Formazione.

Ci racconteresti in che cosa consiste il tuo lavoro? Di cosa ti occupi in particolare?

Il mio lavoro consiste nella ricerca e selezione di personale in particolare per aziende di produzione, con le quali a volte si sviluppano percorsi formativi o progetti specifici, come l’analisi di clima organizzativo, che consente di cogliere diversi aspetti quali il livello di engagement delle persone e la loro soddisfazione all’interno del contesto lavorativo.

Da un punto di vista organizzativo, e molto concreto, quali sono le tue attività quotidiane? E quali strumenti organizzativi utilizzi?

Le mie attività più ordinarie sono inerenti alla gestione di tutto il processo di ricerca e selezione, dal mandato all’inserimento e monitoraggio del candidato.

La maggior parte del tempo è dedicata alla ricerca dei profili, ai colloqui e alla gestione delle relazioni sia con le aziende che con i candidati nelle varie fasi del processo.

E come strumenti, in linea di massima, mail, telefono e agenda.

Nella tua attività professionale ti occupi prevalentemente di Selezione ed Inserimento in Azienda e lo fai da più di vent’anni, come è cambiato il mondo della selezione in tutto questo tempo?

Con Internet e i social media c’è stato un cambiamento radicale.
Gli annunci per la ricerca dei profili oggi si fanno on line, mentre quando ho iniziato si facevano sulle testate cartacee.

Con le piattaforme on line si ha la possibilità di fare anche colloqui a distanza, e questa modalità agevola nel caso in cui i candidati siano molto distanti o abbiano difficoltà a farlo in presenza in tempi brevi.

Cosa potresti raccontarci del mondo della Selezione oggi, quali sono gli elementi che consideri strategici?

La selezione oggi dovrebbe avere una visione più allargata e meno contingente rispetto alle esigenze.
Quindi cogliendo le potenzialità delle persone, più orientata al progetto aziendale in divenire.

Oggi in particolare si parla molto di Personal Branding, vorresti darci la tua personale definizione di Personal Branding?

Il Personal Branding è quello che trasmetti di te al mondo esterno. E oggi è molto legato al mondo dei social.

Quello che per me conta, qualsiasi sia il modo in cui lo fai, è la coerenza tra l’immagine che dai e quello che realmente fai, ciò che sei.

Per me è la Credibilità.

Qual è il valore del Personal Branding nei Processi di Selezione di Oggi?

Personalmente cerco di verificare se quello che vedo e appare corrisponde con quello che rilevo durante il colloquio.
Per me l’importante è l’essenza, la sostanza rispetto alla risonanza o alla ridondanza.

Quando si parla di Personal Branding, nel mondo del lavoro, si parla quasi sempre di LinkedIn. Secondo te, quanto pesa il nostro profilo LinkedIn nei processi di selezione? 

Credo che dipenda dal tipo di profilo da ricercare e quindi anche dalle esigenze/richieste del committente.

Chi si propone dovrebbe avere un’idea del target a cui riferirsi e di quello che vuole trasmettere.

Per me è necessario che sia chiaro e rispecchi quello che è utile cogliere ai fini della ricerca in corso.

Nella tua lunga esperienza ti è capitato di selezionare delle Assistenti di Direzione? Ce ne vuoi parlare?

Mi è capitato e penso che oggi ci sia un’evoluzione da una figura di supporto ad un coinvolgimento più trasversale, saper anticipare e prevedere le richieste su più versanti.

Al di là delle competenze richieste dal ruolo, l’ingrediente fondamentale è l’affinità che si riscontra a livello personale e l’atteggiamento che deve essere in sintonia con il contesto.

Comprendere, entrare in empatia, sviluppare Soft Skills come l’Intelligenza Emotiva.

Molte Assistenti, anche con una lunga esperienza, hanno un Job Title, ma fanno fatica ad avere Job Description e ancora di più un Mansionario. Avresti voglia di darci, per cominciare, la tua definizione di Job Title, Job Description e di Mansionario?

Il Job Title è una definizione che sintetizza l’essenza della posizione, dice quello che fai.
O almeno ci prova, oggi ci sono job title molto creativi, e a volte poco comprensibili …!

La Job Description è la descrizione delle principali caratteristiche della posizione lavorativa e declina attività, obiettivi e responsabilità.

Il Mansionario definisce una serie specifica di compiti e responsabilità, utile anche per evitare sovrapposizioni di ruolo/competenze.
Dovrebbe essere aggiornato periodicamente, per adattarsi ai cambiamenti sempre più frequenti e non dovrebbe essere una ‘gabbia’.
Io vedo il Mansionario come una struttura sulla quale continuare a sviluppare le proprie competenze, in un’ottica di lifelong learning.

Secondo te da cosa dipende la difficoltà delle Assistenti di Direzione ad avere un mansionario?

Credo che dipenda dalla tipologia di organizzazione, legata alla dimensione, mentalità  e alla presenza o meno di una funzione HR.

Vorresti dare un suggerimento a queste Assistenti, come possono far fronte a questa realtà? Quanta è la responsabilità dell’Assistente nel chiedere o, ti domanderei, nel preparare una propria Job Descritpion ed un proprio Mansionario?

Penso che il modo migliore sia partire da una propria analisi e passare ad una progettazione partecipata, in modo che le persone interessate dalla posizione possano dare il loro contributo.
Il coinvolgimento costruttivo è sempre vincente.

In ottica di Ricerca e Selezione, è importante essere consapevoli delle proprie competenze e delle proprie potenzialità. Quanto contano la Job Description e Mansionario attuali nel confronto con chi ancora non ci conosce?

Importante per me è dare un’idea attendibile e credibile di ciò che si sa fare e delle proprie attitudini.
E trasmetterla nel modo che riteniamo più opportuno. Deve rispecchiarci.

E più in generale, da Selezionatore, cosa suggeriresti oggi alle Assistenti che vogliono o devono confrontarsi con il mercato del lavoro? Su cosa concentrarsi?

Capire prima a chi vogliono rivolgersi, il loro target ideale di riferimento ed allinearsi di conseguenza.

Generalmente suggerisco un libro. C’è un volume dedicato al Lavoro ed alla Selezione che vorresti suggerire alle Assistenti che stanno leggendo?

Io suggerirei un libro più utile e stimolante per approfondire l’importanza della componente emotiva nel nostro modo di agire: “Intelligenza Emotiva” di Daniel Goleman

Grazie Michela per aver scelto di condividere con noi i Segreti della tua Professione ed alcuni aspetti ed aneddoti così preziosi della tua ventennale esperienza nelle Risorse Umane.

Noi ci vediamo tutte su Linkedin dove potrai conoscere un po’ di più Michela Appennini e scoprire un po’ di più sul mondo di AssistenteDallaAallaZeta.

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