Buongiorno e bentornata su AssistenteDallaAallaZeta
Che cosa fa un’Assistente di Direzione? Come si può arrivare a ricoprire la posizione di Executive Assistant? Quali sono le responsabilità di un Office Manager?
Più di una giovane Assistente mi ha chiesto di raccogliere le testimonianze di Executive Assistant ed Office Manager d’esperienza per conoscere un po’ di più questo ruolo e per poter scoprire quali sono i segreti per riuscire al meglio in questa professione.
Il mio percorso di crescita, come Assistente e come persona, è iniziato tanti anni fa insieme ad un gruppo di straordinarie colleghe.
Tra loro c’è Donatella Mucciato un’Executive Assistant con una lunga esperienza, un forte approccio Multiculturale ed una grande passione per il Networking, tanto da ricoprire oggi importanti ruoli attivi nella condivisione del valore della professione dell’Assistente di Direzione e del suo contributo in azienda. E con un’altra grande passione.
Sei pronta? Scopriamo insieme quale percorso e quali segreti si cela dietro il successo professionale di Donatella.
Buongiorno Donatella, benvenuta su AssistenteDallaAallaZeta e grazie per aver accettato il mio invito.
Vorresti innanzitutto raccontarci un po’ di te, chi sei e cosa fai?
Buongiorno Irene e grazie a te della splendida opportunità!
Mi chiamo Donatella Mucciato, ho 42 anni e sono originaria di Lecce, dove mi sono laureata in lingue e letterature straniere, tedesco e inglese.
Dopo una breve esperienza come interprete in un cantiere edile, ho iniziato a lavorare come Assistente di Reparto nella sede Bosch di Bari e dopo 4 anni mi sono spostata a Torino per accettare l’incarico di Assistente di Direzione, che va avanti da circa 13 anni.
Sono appassionata di cucina e pasticceria, hobby che mi aiutano anche a rilassarmi.
Qual è l’esatta posizione che ricopri in azienda? Qual è il tuo Job Title?
Sono Executive Assistant di un Vice President Bosch Italia e del suo team che ha sede in Italia, Germania, Stati Uniti e Brasile.
Inoltre sono coordinatrice delle Travel Arranger per la sede di Torino.
Nel gergo aziendale sono Servizio Interno. Stiamo lavorando anche a questo….
In che cosa consiste il tuo lavoro? Quali sono, in concreto, le tue attività quotidiane?
Innanzitutto leggo la posta elettronica mia e del mio capo, verifico che non ci siano urgenze o cambiamenti di programma nella sua agenda e soprattutto sovrapposizioni di appuntamenti.
Poi analizzo l’elenco delle attività rimaste in sospeso dai giorni precedenti, verifico lo status di quelle in corso e differenzio le attività urgenti da quelle prioritarie.
Durante una pausa o in un momento di tranquillità do un’occhiata al nostro giornale aziendale online, Bosch Zuender, che contiene notizie da tutto il mondo Bosch.
Come organizzi e gestisci il tuo tempo lavorativo?
In realtà non ho un’agenda scandita con degli orari fissi.
Ho un quaderno da cui non mi separo mai che raccoglie l’elenco delle attività e dei progetti.
Cerco ad ogni modo di svolgere al mattino i compiti più urgenti e concentrarmi nel pomeriggio sulle attività più a medio termine.
Quali strumenti utilizzi quotidianamente per l’Organizzazione delle tue Attività?
Come dicevo prima, il mio quaderno per dare un’occhiata generale ai punti e il calendario di outlook per bloccare slot in cui svolgere una data attività.
Oppure imposto una scadenza con promemoria alla mail che contiene un compito.
Ci siamo conosciute in occasione di un meraviglioso percorso di formazione, il Secretary Academy di Bosch Tec, e da molti anni collabori con Bosch, una grande azienda che supporta la crescita dei propri dipendenti attraverso la formazione. Ci diresti cosa rappresenta per te la formazione e qual è stato il contributo che la formazione ha dato al tuo lavoro quotidiano ed al tuo percorso di carriera?
Mi ritengo fortunata a lavorare in una grande multinazionale che, così come cura la qualità dei suoi prodotti, fa altrettanto con la formazione dei dipendenti.
Il percorso che hai nominato fu creato con particolare attenzione al nostro ruolo ed infatti è stato un grande successo.
Per me la Formazione è fondamentale.
Possono cambiare gli ambiti e le modalità ma una professionista non può dirsi tale se non è in continuo aggiornamento.
Nel mio percorso ciò che è cambiato è stato soprattutto il mio essere parte attiva nella ricerca e creazione della formazione stessa e non solo la destinataria di corsi standard.
La mia collaborazione con Secretary.it è stata fondamentale anche in questo perché mi ha offerto l’opportunità di proporre al mio responsabile una o più formazioni adatte al mio ruolo.
Hai vissuto per un periodo all’estero, vorresti raccontarci la tua esperienza?
Risale ai tempi dell’università avendo partecipato al “Progetto Erasmus” che prevedeva 5 mesi di studio in una facoltà straniera.
Io ovviamente ho scelto la Germania perché già dai tempi della scuola amavo la lingua tedesca ed è stata un’esperienza fondamentale da un punto di vista personale.
Ha assunto poi anche valenza professionale ma in quel momento non potevo prevederlo!
Mi sarebbe piaciuto fare anche un’esperienza lavorativa ma il mio desiderio non è coinciso con i tempi giusti.
Qual è il contributo che questa esperienza ha dato al tuo percorso professionale?
Innanzitutto il miglioramento linguistico ottenuto mi ha permesso di iniziare la mia esperienza lavorativa in Bosch senza paura.
E poi ho potuto conoscere già abitudini e mentalità del popolo tedesco, cosa che mi ha aiutata anche dopo.
Questo punto è molto importante. Lavorando ora per una multinazionale con casa madre estera, vorresti raccontarci come la tua esperienza all’estero con Erasmus ti ha aiutato da un punto di vista multiculturale?
Innanzitutto è importante avere una mentalità aperta e considerare che lavorare in una multinazionale significa interfacciarsi con colleghi stranieri di diverse nazionalità e quindi confrontarsi con approcci al lavoro differenti.
Quindi iniziare già durante il periodo universitario a confrontarmi con abitudini e culture diverse mi ha aperto gli occhi anche dopo.
Ho imparato così che i cinesi fanno difficoltà a dirti di no quando gli affidi un compito anche se magari sanno già che non potranno portarlo a termine, gli indiani sono estremamente riservati e rispettosi, i tedeschi sono pragmatici ma a volte fin troppo rigidi.
Non parlo per luoghi comuni, sono mie esperienze dirette.
È sempre molto utile porsi in atteggiamento rispettoso e pronti a comprendere che non siamo tutto uguali.
In questo periodo sei operativa, come molte di noi Assistenti, in Smart Working, ci racconti come stai vivendo questa esperienza?
Devo dire che è stato un cambiamento di vita vero e proprio e soprattutto avvenuto… in una notte!
Ho letto di domenica la mail dal nostro Direttore HR che ci invitava a restare a casa già dal lunedì seguente e recarsi in ufficio solo per prendere il PC nel caso in cui non lo si avesse già fatto.
Per cui da subito sono stata operativa e ho sperimentato differenti stati d’animo: sollievo per non dover sprecare 4 ore della mia giornata per il pendolarismo, confusione e smarrimento per il fatto di lavorare senza la vicinanza dei colleghi ma dover anche rinunciare a un caffè insieme, incredulità per quanto stesse accadendo.
E anche una iniziale difficoltà nel comprendere appieno quale potesse essere il mio ruolo in modalità da remoto.
Come è cambiata la gestione del tuo tempo in questo periodo?
Come dicevo, ho recuperato una dimensione più umana della mia giornata lavorativa, con la sveglia che suona alle 7.15 anziché alle 5.45!
Moltissime pause pranzo sono state anticipate o posticipate per poter partecipare ai webinar di svariate tematiche organizzate da Secretary.it., tanto che spesso ho preparato il pranzo in orari inconsueti.
Per fortuna anche mio marito si è adeguato alle mie esigenze!
E poi mi sono dedicata maggiormente ai miei hobby.
Come organizzi le tue attività durante l’attività in remoto?
Devo dire che non ho stravolto di molto la mia precedente organizzazione.
Ho cercato solo di fare più attenzione agli orari in cui convocare i meeting per il mio capo o per i colleghi, cercando di preservare più tempo negli orari che credevo utili da un punto di vista personale e familiare.
Poi ho proposto delle videocall fra colleghi per attutire il senso di distacco e solitudine.
Sicuramente ho applicato maggior flessibilità di orari: mentre quando sono in ufficio devo stare ben attenta a che ora esco per non perdere il treno di rientro, stando a casa non ho rispettato gli orari canonici restando maggiormente a disposizione.
Alla luce dell’esperienza di Smart Working che stai vivendo, dettata dall’emergenza, cosa pensi della possibilità che anche le Assistenti operino stabilmente in Smart Working?
Lo trovo assolutamente fondamentale. Non vedo nessuna controindicazione ma anzi lo considero una forma di lavoro responsabile.
Quello che vorrei è poter scegliere quali e quanti giorni a settimana essere in Smart Working e quanti in ufficio anche perché questa opzione alleggerisce anche il carico mentale del dover bilanciare e far collimare sempre vita lavorativa e vita privata.
Oltre ad essere un’Executive Assistant a tempo pieno, dedichi molto tempo al Networking ed alla condivisione del valore della professione dell’Assistente di Direzione e, proprio durante questo periodo di emergenza, hai raggiunto un traguardo importante, vorresti parlarcene e raccontare il tuo ruolo in questa importante organizzazione internazionale?
Si devo dire che non ero sicura di riuscire a volgere al positivo un periodo dove, tranne le attività vitali, molte cose si sono fermate.
Ne ho approfittato per riflettere su quale potesse essere il mio impegno e la mia disponibilità e ho deciso poi di candidarmi per far parte del Board di “Assistants@Bosch”.
Si tratta di un network nato in Bosch 20 anni fa che riunisce assistenti di diverse sedi, età, nazionalità.
Ha lo scopo di condividere informazioni, suggerimenti, supporto al fine di creare uno standard di lavoro di alta qualità e a servizio di tutti i colleghi.
Ci sono diversi team di lavoro suddivisi per tematiche, coordinati, appunto, dal Board.
Proprio quest’anno coincide il ventesimo anniversario e il cambio del Board, che resta in carica tre anni.
E così ho pensato che fosse giunto il momento di lanciarmi in un progetto più ampio e sfidante soprattutto per aumentare la consapevolezza del team di assistenti italiane su quale sia il nostro valore e di creare maggiori sinergie con le colleghe di Casa Madre e del resto del mondo.
Non si tratta di un impegno nuovo per te, già alcuni anni fa, durante uno scambio di esperienza tra Assistenti, io stessa ho avuto l’onore di essere ospite di una riunione interna tra le Assistenti di Direzione di Torino e di accoglierti in Mhs come Mentor di una nuova collega Assistente, vorresti raccontarci questa esperienza da Mentor e spiegarci qual è stato negli anni e qual è oggi il ruolo del networking nel tuo ruolo?
Sostanzialmente credo molto nel ruolo di Assistente di Direzione e nell’importanza di farlo conoscere per quello che è davvero, lontano da stereotipi e vecchie concezioni.
Per cui non perdo occasione per raccontare la mia esperienza e condividerne gioie e dolori!
Uscire dal proprio guscio e far sì che tramite la mia esperienza anche altre colleghe, soprattutto le più giovani, possano comprendere la complessità e poliedricità del ruolo è un obiettivo che ho fatto mio sia in Bosch che fuori.
Indubbiamente negli anni il networking, supportato anche dalle numerose piattaforme digitali, è diventato fondamentale nello scambio di informazioni.
Sei molto attiva anche come ambasciatrice di Secretary.it, la Community delle Assistenti di Direzione Italiane, vorresti raccontarci il tuo ruolo ed il valore della Community?
Far parte di Secretary è stato determinante nella mia formazione e crescita professionale, tanto che dopo anni di partecipazione ho deciso anche lì di entrare in gioco in prima persona e ho accettato l’incarico di Regional Ambassador per il Piemonte.
Il mio ruolo è essere un punto di riferimento per le iscritte della mia regione, organizzare eventi formativi e non, indirizzati innanzitutto a loro ma, perché no, anche a livello nazionale.
Essere ambasciatrice del ruolo nella mia azienda e fuori, aumentandone il valore e prestigio.
https://www.facebook.com/secretary.it/videos/2464500677165815/
Executive Assistant a tempo pieno e Networker, ma non solo. Durante il confinamento abbiamo visto una tua diretta in cucina, e non è stata la prima volta che compari in video grazie ai tuoi manicaretti, ci racconti la tua passione e queste tue esperienze?
Si, è stata un’esperienza bellissima!! Come dicevo all’inizio, sono appassionata di cucina e quindi ho tenuto una Lezione Online di Orecchiette (è ancora online 😉), piatto tipico della mia regione di origine.
È stato un modo per sentirci più vicine in un periodo di allontanamento obbligatorio, per alleggerire un po’ lo stato d’animo di ansia che ha colpito un po’ tutti e anche l’occasione per condividere qualcosa in più della mia sfera personale.
Un’altra esperienza molto bella che riguarda la mia passione per la cucina è quella vissuta un paio di anni fa quando ho partecipato ad una puntata di “Cuochi & Fiamme”, un programma molto divertente dove due sfidanti appassionati di cucina, quindi non cuochi professionisti, affrontano 4 mini sfide di circa 10 minuti ognuna (creatività, manualità, abilità, presentazione).
Essere in televisione, cucinare in poco tempo per una giuria di esperti guardando anche la telecamera e mettendo da parte l’emozione è stata una bella occasione per mettere in campo tutte le mie risorse accumulate nel tempo.
E così… ho vinto!!
Data la tua passione per la cucina, cosa suggeriresti alle Assistenti in Smart Working per riuscire ad organizzare efficacemente oltre al proprio lavoro, anche il proprio tempo e la programmazione dei pasti?
Io programmo un menu settimanale, faccio la spesa sia in base a quello che ad alcuni alimenti “salvataggio” e cerco di preparare qualcosa in anticipo la sera prima così a pranzo non impiego troppo tempo.
Certo, d’estate è molto più facile usare la fantasia per piatti freddi, insalate di ogni tipo e pranzi leggeri. Per l’autunno e l’inverno funzionano molto bene le minestre di verdure e legumi preparate in anticipo e piatti che preparo e surgelo.
Spesso suggerisco uno o più libri per chi ha piacere di approfondire un po’ i temi trattati, vorresti suggerirci uno o più libri che hanno contributo alla tua crescita personale, alla tua carriera o rappresentano una guida nella gestione quotidiana delle attività?
Non sono forse un riferimento per la mia crescita professionale, ma gli ultimi che ho letto da poco e che mi sono piaciuti tantissimo sono “Becoming – La mia storia” di Michelle Obama e “Per fare la segretaria devi avere le scarpe adatte” di Evita Paleari, formidabile assistente che è stata ospite anche all’ultimo Secretary Day.
Grazie Donatella per aver scelto di condividere con noi i Segreti del tuo Ruolo e la tua così preziosa Esperienza.
Noi ci vediamo tutte su Linkedin dove potrai conoscere un po’ di più Donatella Mucciato e scoprire gli aggiornamenti sulle sue attività durante il tuo mandato nel board di Assistants@Bosch.
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Partecipa anche tu, approfondiremo insieme metodi e strumenti per migliorare la tua professionalità e consentirti di ricoprire il ruolo cui ambisci
Libri che Abbiamo Letto
Becoming, La mia Storia di Michelle Obama
Per fare la segretaria devi avere le scarpe adatte di Evita Paleari
Disponibile anche nella versione Audiolibro letto da Claudia Gerini
A proposito del Ruolo dell’Assistente di Direzione e della Comunicazione Multiculturale
A proposito di Smart Working
A proposito degli della Comunicazione Multiculturale per l’Assistente di Direzione, degli Stereotipi nella Comunicazione Multiculturale, ma anche degli Stereotipi a proposito dell’Assistente di Direzione
