• Skip to primary navigation
  • Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer

AssistenteDallaAallaZeta

Professione Assistente di Direzione

 
Il Programma di Sviluppo e Formazione per l’Assistente di Direzione

  • Corsi di Formazione
    • Calendario Corsi 2023
    • Assistente di Direzione
    • Executive Assistant
    • Personal Assistant
    • Office Manager
    • Office Manager Tecnica
    • Office Manager Organizz.
    • Reception & Office
    • Instagram @ZuccaViolina
  • AssistenteDiDirezione
    • Linee Guida Professione
    • Corso di Formazione
  • OfficeManager
    • Linee Guida Professione
    • Corso di Formazione
    • Masterclass Tecnica
    • Masterclass Organizzativa
  • ExecutiveAssistant
    • Corso Masterclass
  • PersonalAssistant
    • Linee Guida Professione
    • Corso Masterclass
  • Staff
  • #AssistantBranding
    • Programma e Linee Guida
    • Instagram @ZuccaViolina
  • Blog
    • Blog Lezioni Apprese
    • Video Lezioni
    • Interviste e Special Guest
    • Strumenti Utili
  • About
    • Irene Linguari
    • Dicono di Irene
    • AssistenteAz
      • Missione
      • Approccio
      • Percorso
      • Sede
    • Contatti

Il giusto Equilibrio tra Filtro e Supporto nella Professione di Assistente di Direzione

30 Luglio 2019 by IreneLinguari

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Segreteria Equilibrio Filtro e Supporto Assistente dalla A alla Zeta

Non c’è niente di così prezioso per l’organizzazione, e sofferto e criticato dai più, dell’ applicazione del filtro, da parte dell’Assistente di Direzione, alle telefonate ed alle visite. (Ebbene sì, anche alle visite, perchè qualcuno ancora oggi citofona senza appuntamento e senza preavviso ….)

E non c’è abilità più confortevole nella vita quotidiana di un’ Assistente di Direzione, della capacità di essere un filtro efficace, mantenendo sempre nei confronti delle persone che ci contattano una solida base di cortesia e disponibilità.

Negli anni ho appreso che il filtro è davvero accettato ed efficace, quando viene garantito all’interlocutore il giusto supporto. Quando viene ascoltata e compresa la sua richiesta, quando viene data una risposta ferma ma rispettosa.

Dare la possibilità  ad un collega che vorrebbe chiedere un incontro, per parlare di una questione personale, o ad un fornitore che vorrebbe presentare la sua azienda, di cui sarà tanto fiero quanto noi della nostra, è un gesto doveroso e non richiederà altro che la nostra attenzione per circa 1 minuto. Una volta raccolta l’istanza potremo rispondere con onestà che in questo caso sarebbe più utile rivolgersi alle Risorse Umane, alla Manutenzione, al Responsabile della Produzione o che, molto semplicemente, questo acquisto, incontro, approfondimento sul tema proposto dal nostro fornitore non è possibile perché non utilizziamo questi servizi, non è il periodo giusto dell’anno rispetto alla pianificazione dei budget o abbiamo già un fornitore e non valutiamo alternative.

Se necessario è anche utile prendersi l’impegno di richiamare, chiedendo noi ad un altro interlocutore interno se la richiesta non possa essere gestita o l’argomento sia da considerare proprio lontano, e richiamando, prima possibile, con una risposta rapida ma circostanziata .

Perché davvero tanto più saremo cortesi nell’approccio, disponibili all’ascolto e fermi nella risposta, tanto più il filtro sarà efficace e l’interlocutore soddisfatto.

E tanto minore sarà l’impatto di questa attività da due minuti sulla pianificazione della giornata. Anche perché pochissime persone, se gestite in modo rispettoso e cortese, cercheranno di forzare il nostro blocco, ma al contrario apprezzeranno i nostri modi e la nostra disponibilità, accettando il diniego o valutando con piacere le soluzioni alternative proposte, come chiamare un’altra sede che, forse, potrebbe soddisfare la richiesta.

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Segreteria Citazione Dominique Loreau Spiegazione Semplice per Rifiutare Assistente Dalla A alla Zeta

Se sarai ferma nella sostanza e cortese nell’approccio, acquisirai sempre più sicurezza nella gestione delle telefonate e delle visite inaspettate. Senza bisogno di dare mai grandi spiegazioni e prestando attenzione a non doversi mai giustificare. Perché se è vero che è giusto ascoltare la richiesta, per nulla siamo tenuti a doverla esaudire, anzi. Occorrerà evitare di entrare nei dettagli, e mai, dico davvero mai, doversi giustificare per un no.

Se necessario potrai fare tue frasi come “in questo momento non ci è proprio possibile”, “si tratta di un prodotto (o di un servizio) che non utilizziamo e non abbiamo intenzione di inserire a breve” “ho avuto indicazioni che il tema non è prioritario (o che l’attività è già presidiata), ma per policy aziendale non sono autorizzata a fornire ulteriori informazioni”

Con piacere condivido anche la mia frase, quella che utilizzo sia nella mia vita priva che professionale “il nostro interesse per questa attività è davvero marginale” e quella stupenda che Stephen Covey racconta nel capitolo dedicato all’Assertività del suo capolavoro sulla Leadership, Seven Habits of Highly Effective People, che suona più o meno così “sono lusingata che me lo abbia proposto, ma per tutta una serie di motivi devo dirti di no”. Adorabile e irresistibile.

Gli interlocutori apprezzeranno il tuo supporto e ti riconosceranno come interlocutore privilegiato, rinunciando alla tentazione di forzare o di aggirare il blocco. Ma non solo.

La tua capacità di applicare un filtro flessibile, attento e rispettoso delle esigenze di tutti, sarà davvero efficace per garantire al tuo Assistito il tempo protetto necessario al suo lavoro e consentirà a colleghi e interlocutori esterni di rispettare le giuste finestre concesse, fidandosi di te e delle risposte che saprai raccogliere e condividere.

L’esercizio ti consentirà infatti di imparare a dare le risposte giuste al momento giusto, riconoscendo prontamente le richieste più subdole e bloccando quelle più invadenti. Dopo un po’ di tempo ti ritroverai ad operare un filtro rapido,  senza mai dare l’impressione di bloccare tutto e tutti e fornendo una soluzione davvero confortevole agli interlocutori interni ed esterni, che nutriranno nei tuoi confronti grande fiducia, riconoscendoti stile ed autorevolezza.

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Segreteria Citazione Keisuke Matsumoto Mettervi nei Panni degli Altri Assistente Dalla A alla Zeta

L’ho sperimentato direttamente.

Io sono l’Assistente Personale del Presidente della Holding di un piccolo Gruppo di Aziende, di fatto una multinazionale tascabile, e ogni giorno mi capita di ricevere richieste di tra le più varie da molti potenziali fornitori che ovviamente chiedono del mio Capo o, qualche volta, direttamente di me, essendo il mio ruolo pubblico.

In questi casi accetto di buon grado di gestire la telefonata o la visita inaspettata, dedicandoci solo quei famosi due minuti, ma profondamente centrati, e nella maggior parte dei casi le attività procedono comunque scorrevoli e l’interruzione non pesa più di un drin drin del telefono.

Si tratta anzi di una task che mi fa piacere gestire perché penso ai colleghi che si trovano a dover chiamare un cliente nuovo e mi domando, troveranno un’interfaccia cortese? Un un conto è una porta chiusa, un conto una porta in faccia. E credo fermamente che le persone di questa attenzione se ne accorgano.

Sul tema ricordo, con una grande soddisfazione, un episodio in particolare.
Un consulente personale del mio Assistito, durante un incontro rimandato per parecchio tempo, gli fece i complimenti per la sua Assistente, riconoscendo di “non essere mai stato filtrato con tanto stile”. Un vero signore, un bellissimo riconoscimento.

E tu, quale approccio utilizzi per l’applicazione dei necessari filtri a chiamate e visite?
Quali sono le maggiori difficoltà che incontri?

 

Il nostro Corso Assistente di Direzione

L’Analisi della Professione di Assistente di Direzione e delle sue Specializzazioni e Declinazioni è sempre presente, come Modulo 1, nel nostro Corso di Formazione Assistente di Direzione

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Corso di Formazione Assistente di Direzione Corsi Professionali Executive Assistant Manager Assistant Corso Online Assistente dalla A alla Zeta

I prossimi Corsi in Programma

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Prossimi Corsi di Formazione in Programma per Assistente di Direzione, Office Manager, Personal Assistant, Executive Assistant, Reception & Office Assistant Assistente dalla A alla Zeta

Filed Under: C come Comunicazione Assertiva, S come Segreteria di Direzione

Primary Sidebar

Sono Irene Linguari

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta About Irene Linguari Founder Assistente dalla A alla ZetaSono Executive Personal Assistant da più di 20 anni e da più di 10 Speaker e Formatrice dedicata allo Sviluppo Personale e Professionale di Assistenti di Direzione, Office Manager, Executive e Personal Assistant.
AssistenteDallaAallaZeta è il mio Mondo, un Mondo tutto dedicato alla Professione di Assistente di Direzione.

Calendario Corsi 2023

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Prossimi Corsi di Formazione in Programma per Assistente di Direzione, Office Manager, Personal Assistant, Executive Assistant, Reception & Office Assistant Assistente dalla A alla Zeta

Contattami

Grazie per il tuo messaggio, abbiamo ricevuta la tua richiesta e ti risponderemo con una mail dedicata. La riceverai nella tua casella (se occorre controlla anche nello spam 😉)

Assistente di Direzione

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Le Parole Chiave dell'Assistente di Direzione Serie Assistente dalla A alla Zeta

Office Manager

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Office Manager Assistente dalla A alla Zeta

Personal Assistant

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Appunti sulla Professione di Assistente di Direzione Personal Assistant Assistente Personale Assistente dalla A alla Zeta

#AssistantBranding

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Assistant Branding Personal Branding Executive Assistant Office Manager Personal Assistant Assistente Personale Virtual Assistant Assistente Virtuale Assistente Dalla A alla Zeta

Appunti e Lezioni Apprese

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Appunti e Lezioni Apprese sulla Professione di Assistente di Direzione Executive Assistant Office Manager Personal Assistant Office Manager Blog Assistente dalla A alla Zeta

Video Lezioni

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Appunti e Lezioni Apprese sulla Professione di Assistente di Direzione Executive Assistant Office Manager Personal Assistant Office Manager Blog Vlog Video Lezioni Assistente dalla A alla Zeta

Strumenti Utili

AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Office Manager Strumenti Utili Materiali Cancelleria Acquisti Dalla A alla Zeta

Articoli recenti

IreneLinguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Office Manager Executive Assistant Personal Assistant Lavoro e Disabilità con Elisa Lupo di Previdenti

Assistente di Direzione appartenente alle Categorie Protette. Approfondiamo con Elisa Lupo i concetti di Lavoro, Disabilità e Collocamento Mirato di Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant

IreneLinguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Office Manager Executive Assistant Personal Assistant Micaela Impastastorie Trasformare i Sogni in Realtà Comunicazione Multiculturale Stile Francese Parisienne

Trasformiamo i Sogni in Realtà con Micaela, Impastastorie. Soprattutto, e non solo, i Sogni di Assistenti di Direzione, Office Manager, Executive e Personal Assistant.

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Office Manager Execuive Assistant Personal Assistant Percezione Ruolo Analisi Riflessione

Perché il Ruolo di Assistente di Direzione non è chiaro in Azienda? Perché le Persone sono poco consapevoli di cosa fanno Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant? Un’Analisi e una Riflessione

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Executive Assistant Office Manager Assistente Virtuale Segretaria di Direzione Virtual Assistant Privacy Tutela Reputazione Online Avvocato Piera Di Stefano Assistente Dalla A alla Zeta

Privacy e Tutela della Reputazione Online con l’avv. Piera Di Stefano. Una Guida per Assistenti di Direzione ed Office Manager, Executive e Personal Assistant, Assistenti Virtuali

Categorie

Cerca nel sito

Footer

AssistenteDallaAllaZeta™
è un’iniziativa di IreneLinguari
Piva 09178290962
Tel. 03621791583
Irene@assistentedallaaallazeta.com

Legal                                              Credits
Note legali                                    Siti Consultati
Privacy e Cookie                        Contenuti
Marchio                                         Immagini

     
  • Privacy e Cookie Policy

Copyright © 2023 · Genesis Sample on Genesis Framework · WordPress · Log in

Questo sito fa uso dei cookies per migliorare la tua esperienza di navigazione. Accetto Maggiori informazioni
Privacy & Cookies Policy

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may affect your browsing experience.
Necessary
Sempre abilitato
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.
Non-necessary
Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.
ACCETTA E SALVA