Buongiorno Ragazze e Bentornate su AssistenteDallaAallaZeta.
Oggi parliamo di Business Writing, cioè di Scrittura Professionale per l’Assistente di Direzione.
Ma perchè il Business Writing è così importante?
Perchè si tratta di una competenza specifica per il ruolo che ogni Segretaria di Direzione, Executive Assistant, Office Manager e Assistente Personale, deve obbligatoriamente coltivare per il suo successo professionale.
La Scrittura Professionale, l’abilità di comunicare efficacemente in forma scritta in Azienda e per l’Azienda, è una soft skill per la maggior parte delle professioni, ma, come spesso accade, per il nostro ruolo si tratta invece di una Hard Skill.
Pensateci bene per noi Assistenti Scrivere non è una competenza trasversale, è un’abilità importantissima da mettere in pratica ogni giorno, anche perché quante volte al giorno ci scopriamo a compiere questo gesto?
L’Assistente di Direzione è oggi un Agente di Comunicazione e dedica molto tempo a trasferire messaggi per conto proprio ma ancora più spesso per conto della propria Azienda o del proprio Assistito anche a titolo personale e si trova in prima persona a scrivere, trasmettere e talvolta firmare direttamente la corrispondenza che prepara.
Se un tempo il Ruolo Classico delle Segretarie prevedeva la trascrizione di lettere e messaggi dettati da altri, oggi l’Assistente di Direzione ha la responsabilità diretta di scrivere, cioè di comporre comunicazioni con l’obiettivo di trascrivere un messaggio e raggiungere un obiettivo, di cui è direttamente responsabile.
Inoltre Executive Assistant e Office Manager sono spesso responsabili diretti di uffici e collaboratori ed hanno quindi, tra le proprie mansioni, la trasmissioni di comunicazioni ufficiali dalle serie implicazioni organizzative e legali, per esempio sul tema delle regole organizzative, cambi di orario di lavoro o di mansione, risposte positive o negative a richieste dirette da parte delle risorse che gestiscono, quali ferie aumenti o concessione di benefit.
Si scrive per trasmettere o per chiedere documenti, per confermare o annullare ordini, per convocare, spostare ed annullare riunioni ed appuntamenti telefonici e di persona (bei tempi😔), ma soprattutto call e meeting digitali, per autorizzare un pagamento, richiedere un intervento tecnico e si scrive in mille modi e su o attraverso mille supporti diversi, ma più di tutto si scrive per mandare un messaggio.
Sul tema dello scrivere, le cose per noi Executive Assistant sono davvero molto cambiate rispetto al passato, perché oggi ci troviamo addirittura a scrivere come Ghost Writer per il nostro Assistito o per altri reparti che poi inviano “ufficialmente” la missiva. Pensateci un attimo, non vi è capitato, forse proprio in questo periodo, di produrre bozze di mail e comunicati in rappresentanza del Management o della Proprietà?
Se i fax vivono ormai una vita piuttosto ritirata e lettere e raccomandate cartacee sopravvivono stoiche, ma in netta minoranza, al tempo che passa, oggi dedichiamo molto delle nostre ore al lavoro e molte delle nostre energie alle mail (come si farebbe senza????), ma anche a Pec, chat e whatsapp, e direct e messaggi sui social network sono tutt’altro che una rarità.
E saper scrivere bene oggi è strategico più che mai e può fare la differenza nella nostra vita privata e nella nostra carriera, proprio come ci ricorda Beppe Severgnini, “Quello che scrivete, e come lo scrivete, può cambiare la vostra vita”
Se ci pensiamo un attimo ci rendiamo conto che la Comunicazione Scritta è importantissima in ogni aspetto del nostro lavoro e che tutti questi metodi e strumenti, persino quelli più rapidi ed evoluti, rientrano nella sfera del Business Writing e si meritano tutti precisione, cura ed attenzione, anche quando si parla di Comunicazione Informale in Ambiente Business, perchè dei nostri messaggi siamo sempre responsabili (anche su whatsapp 😉).
Impariamo insieme il Business Writing
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A proposito di Business Writing
