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Oggi parliamo ancora di Business Writing, cioè di Scrittura Professionale per l’Assistente di Direzione, ed in particolare del Blocco dello Scrittore.
Le Assistenti di Direzione soffrono del Blocco dello Scrittore?
Perchè è importante approfondire il tema del Blocco dello Scrittore quando si parla di Business Writing per l’Assistente di Direzione?
Scopriamolo insieme, cominciando dal capire che cos’è, quali sono le possibili cause e scoprendo insieme alcune utili soluzioni.
Cos’è il Blocco dello Scrittore?
Il Blocco dello Scrittore è l’impossibilità, talvolta temporanea, di cominciare a scrivere quando ci si trova all’inizio di un nuovo testo, si tratti di un libro o di una singola pagina, e per questo è chiamato anche Sindrome del Foglio Bianco, anche se in alcuni casi ci si trova nell’impossibilità di proseguire la scrittura quando si è già cominciato.
Personalmente ho sofferto di questa sindrome per tanti anni e mi sono resa conto di quanto fosse faticoso da gestire e quanto mi costasse. Già, quando ci costa il Blocco dello Scrittore?
E’ un aspetto importante da considerare, perché trovarsi a dover scrivere delle comunicazioni di lavoro senza saper da dove cominciare non è solo fonte di stress. E’ soprattutto un’enorme perdita di tempo e ci costa, letteralmente, molti minuti al giorno, tanto da poter ipotizzare qualche ora alla settimana persa.
Si tratta quindi di una delle cause, purtroppo sottovalutata, di mancanza di produttività per tutte le funzioni di staff, dalla Receptionist alla Segreteria di Direzione fino all’Office Manager. E siccome ne soffriamo tutti, è importante scoprire insieme com’è e come gestirlo al meglio.
Non è un fenomeno che riguarda solo aspiranti inventori di racconti fantastici alle prime armi, ma anche grandi, grandissimi scrittori di saggistica e narrativa, così come professionisti della scrittura business e legal, ad esempio i copywriter, che scrivono di mestiere.
E siccome anche Executive Assistant, Segreterie di Direzione ed Office Manager dedicano molto del loro tempo alla comunicazione scritta, si tratta di un problema diffuso, che secondo me, non dovresti sottovalutare perchè persino le Assistenti Personali, che scrivono spesso testi e comunicazioni meno professionali e più di cortesia soffrono del Blocco dello Scrittore.
E’ una situazione che ci accomuna tutti, nessuno escluso.
E può capitare che un foglio bianco, un nuovo messaggio di posta elettronica, persino un nuovo sms possa scatenare in noi un mini attacco di panico.
Quali sono le possibili cause del Blocco dello Scrittore nel Business Writing?
Per cominciare succede quando non sappiamo cosa scrivere, o meglio, quando non sappiamo “cosa dire”, cioè quando non siamo sicuri del messaggio che vogliamo trasmettere, oppure quando è chiaro lo scopo ma non sappiamo come arrivare a trasmetterlo.
Si verifica anche quando dobbiamo dire una cosa brutta o che noi o l’interlocutore possiamo considerare poco piacevole sotto un qualsiasi aspetto, magari in modo del tutto inconscio, ma la sensazione è in grado di bloccarci.
Capita anche quando, nel nostro ruolo, ci troviamo a dover mandare un messaggio che non concorda pienamente con il nostro punto di vista o con i nostri valori.
Pensiamo a quante volte ci troviamo a dover comunicare ad un fornitore con cui lavoriamo con soddisfazione da anni che l’azienda a partire da una certa data si rivolgerà a qualcun altro oppure scrivere per una contestazione formale, per un annullamento di un ordine e, capita anche questo, per un richiamo ad un collega.
In tutti questi casi può capitare che ci si trovi di fronte ad un blocco dello scrittore, condivisibile ed in parte giustificato, ma si tratta di una situazione che puoi imparare a gestire al meglio e più velocemente possibile.
Di seguito trovi alcune indicazioni preziose per Assistenti di Direzione, Office Manager, Executive Assistant e Assistenti Personali, per gestire al meglio il Blocco dello Scrittore.
Blocco dello Scrittore, Soluzione 1, Scrivere
Iniziare a scrivere è il modo migliore per superare la sindrome della pagina bianca, soprattutto quando ci si trova a dover scrivere una mail o un messaggio diretto ad uno o più interlocutori.
Il gesto della scrivere è fisico e porta con sé la sensazione che si sta già iniziando, si sta quindi superando la crisi anche se per cominciare si scriveranno i saluti iniziali e la frase conclusiva, intanto si sarà creata un’impostazione all’interno del quale manca proprio il messaggio centrale, che sarà più facile da inserire.
L’importante è però iniziare a scrivere, molte volte il messaggio viene poi da sé.
Blocco dello Scrittore, Soluzione 2, Sapere cosa si scrive (e perché)
Il contenuto e l’obiettivo sono fondamentali per superare la Sindrome della Pagina Bianca, soprattutto quando si è Assistente di Direzione e le nostre comunicazioni possono avere un impatto ufficiale.
Essere certi del messaggio che si vuole trasmettere ed aver ben chiaro l’obiettivo, il fine che si vuole raggiungere scrivendo la comunicazione è la base per scrivere in maniera pronta ed efficace. E’ molto utile rispondere (onestamente) ad alcune domande.
“Cosa voglio davvero dire?
“Cosa mi aspetto che capiscano i colleghi dalla mia mail?”
“Cosa voglio che facciano i nostri clienti a seguito della nostra lettera?”
“Che azioni deve intraprendere il nostro fornitore per porre rimedio all’errore?
Anche conoscere il tema è utile per superare il blocco dello scrittore.
Approfondire un po’ l’argomento, chiedere informazioni ad un tecnico, verificare con attenzione i dati e documentarsi sulle fonti che si andranno a riportare è un modo molto efficace per aumentare la nostra sicurezza e sapere bene cosa scrivere.
Blocco dello Scrittore, Soluzione 3, Anticipare il tema
Fare in modo che la comunicazione scritta sia sempre una conferma su un argomento di cui si è già parlato al telefono, se necessario dando i dettagli richiesti che nella comunicazione formale non servirà aggiungere.
A volte è sufficiente una chiamata molto breve in cui si anticipa la comunicazione scritta con un semplice
“Riceverai una mail sul tema della relazione che hai inviato, preferisco anticiparti che il feed back non è stato positivo e che sarà necessario rivederla in alcuni punti”
“Le anticipo che alcuni dei dati comunicati andranno rivisti perchè sono un po’ lontani dalle nostra aspettative.
Anticipare con una telefonata spesso alleggerisce il peso che sentiamo quando la comunicazione che dobbiamo dare non ha un’accezione positiva.
Si tratta davvero di tempo investito, si fa prima a fare una breve chiamata, coltivando la relazione, piuttosto che passare 10 minuti di orologio davanti ad una pagina bianca, senza sapere da dove cominciare, che ne dici, 😉?
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Per approfondire
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