Buongiorno, bentornata e bentornato su AssistenteDallaAallaZeta.
Proseguiamo nel nostro percorso di approfondimento della Professione di Assistente di Direzione, focalizzandoci sul tema delle Specializzazioni e Declinazioni, andando oltre i Ruoli di Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant.
Quest’oggi parliamo di Specializzazione dell’Assistente di Direzione con un focus sulla figura di Legal Assistant grazie al contributo super centrato di Gisella De Filippis, Associate Manager della divisione Assistant & Office Support di Page Personnel.
Che ne dici, siamo pronti a scoprire con Gisella il valore della specializzazione nella professione dell’Assistente di Direzione e la figura professionale di Legal Assistant?
Buongiorno Gisella, benvenuta su AssistenteDallaAallaZeta e grazie per aver accettato il mio invito, ci fa molto piacere poter approfondire con te il tema della Professione dell’Assistente di Direzione e delle sue Specializzazioni e Declinazioni, con un focus speciale sulla Figura Professionale della Legal Assistant.
Vorresti raccontarci un po’ di te, chi sei e cosa fai?
Cara Irene prima di tutto grazie mille perché per me è un vero piacere poter rilasciare quest’intervista.
Sono nata in Puglia 37 anni fa e nel 2001 mi sono trasferita a Milano per frequentare l’Università.
Il mio sogno era quello di lavorare nel mondo cine-televisivo e così, appena dopo la Laurea in Teorie & Tecniche della Comunicazione Mediale, sono entrata a Mediaset come redattrice di un programma trasmesso da Italia1.
Poi c’è stata la crisi e mi sono ritrovata disoccupata. Ho inoltrato un CV e dopo qualche giorno ho iniziato a fare l’Account per la Wolters Kluwer, a girare come una trottola tra Studi Legali e di Dottori Commercialisti fin quando ho ricevuto una chiamata da PageGroup.
Da ormai sette anni faccio parte di questa splendida grande famiglia occupandomi di ricerca e selezione di figure di staff.
Ci conosciamo da molti anni e da molti anni ti occupi, in Page Personnel, della Selezione di Assistenti di Direzione. Vorrei chiederti com’è cambiato il tuo ruolo dall’inizio della tua attività ad oggi che ricopri la posizione di Associate Manager della divisione Assistant & Office Support?
Sai Irene quando ho iniziato la mia avventura in Page Personnel non mi ero mai occupata di ricerca e selezione.
Avevo alle spalle quattro anni di attività commerciale bella strong ma ero completamente a digiuno di tutto ciò che riguardasse il mondo HR.
In PageGroup ho ricevuto una formazione costante sin dal primo giorno, i miei responsabili e i colleghi senior mi hanno aiutata a capire in cosa sarebbe consistito il mio lavoro e io, da parte mia, ho sempre cercato di svolgerlo con passione ed entusiasmo.
Sicuramente negli anni ho acquisito una professionalità che ho costruito con fatica e tanti sacrifici.
I primi tempi capitava spessissimo di restare in ufficio fino a tardi, di fare delle rinunce quotidianamente perché avevo bisogno di imparare e apprendere sempre cose nuove e dovevo impegnarmi a fondo per raggiungere i risultati che desideravo ottenere.
La mia attività è molto delicata perché devo cercare sempre nuovi clienti, allo stesso tempo mantengo relazioni costanti con quelli ormai storici e consolidati e in più c’è tutta l’attività di ricerca e selezione.
Bisogna contattare i candidati, incontrarli a colloquio e aiutarli a realizzare i loro sogni.
Dal punto di vista psicologico si è sottoposti a una bella carica di stress che, con il tempo e l’esperienza, impari piano piano a gestire.
Rispetto a quando sono entrata ho sicuramente raggiunto una maggiore consapevolezza e autonomia però, allo stesso tempo, mi rendo conto che ogni giorno ho la possibilità di imparare ancora qualcosa di nuovo, che ogni giorno, dopo sette anni, il mio lavoro è capace di sorprendermi e stupirmi, di farmi trepidare e gioire, ma anche arrabbiare.
Insomma è come se ogni mattina mi apprestassi a vivere un nuovo capitolo di una storia d’amore che non so quali novità avrà in serbo per me.
Nella nostra attività di analisi della Professione di Assistente di Direzione e più in generale delle Professioni di Supporto in Azienda, abbiamo più volte portato l’attenzione sul tema della Specializzazione. Il ruolo nel tempo si è evoluto passando da una figura generica ad una figura professionale specializzata. Qual è il tuo personale punto di vista sul concetto di Assistente di Direzione e Specializzazione?
Sicuramente con il passare degli anni l’assistente generica è diventata sempre più specializzata.
Credo sia molto importante per ciascuna persona seguire le proprie inclinazioni e allo stesso tempo anche dedicare spazio alla propria formazione.
Le figure di staff a supporto di singoli professionisti o di team di lavoro hanno compreso che per farsi strada in questo mondo devono mettersi in gioco quotidianamente imparando ad usare i gestionali, ad utilizzare benissimo il pacchetto office, a comunicare in inglese (e possibilmente anche in altre lingue) ma devono anche conoscere bene la realtà all’interno della quale operano, conoscerne la storia, la struttura, le logiche che la guidano, i valori condivisi dai dipendenti, la vision dei dirigenti.
Alcuni esempi concreti possono aiutare a comprendere il livello di specializzazione raggiunto oggi dalle professioni di supporto.
Se ci contatta una società di Real Estate per chiederci supporto nell’individuare una figura di assistente io so già che ci si aspetterà una serie di competenze anche tecniche.
La persona inserita quasi certamente affiancherà degli ingegneri e degli architetti, dovrà essere molto brava con Excel e occuparsi di formattazione ed editing documenti, di revisionare graficamente i contratti, di saper creare presentazioni in power point.
Per il ruolo non è più richiesto solo di organizzare le trasferte e le agende ma ci si aspetterà un supporto anche operativo.
Se devo cercare una figura di Assistente che affianchi la Direzione Commerciale e un team di sales so bene che ci si aspetterà che questa persona sappia, ad esempio, utilizzare le tabelle pivot, fare estrapolazione dati e occuparsi di reportistica e gestione archivi telematici e cartacei.
Quello che ci viene richiesto è una figura che semplifichi il lavoro e che aiuti anche a svolgerlo correttamente, una persona sempre più coinvolta nei processi, con maggiori responsabilità.
In concreto quali ritieni possano essere le principali specializzazioni che caratterizzano la Professione di Assistente di Direzione?
Penso che un ruolo importante sia da attribuire al settore merceologico della società in cui opera l’Assistente, possiamo vederlo con dei casi concreti.
Chi per anni ha lavorato all’interno di una Società Finanziaria, di una SGR o di una Società di Private Equity avrà imparato a relazionarsi con figure di un certo tipo, a conoscere termini molto tecnici e specifici, quasi certamente avrà acquisito delle competenze in ambito societario occupandosi di convocazione di consigli di amministrazione, rapporti con gli organi di vigilanza, redazione e stesura dei verbali, creazione di minute, tenuta e aggiornamento dei libri sociali.
Chi ha avuto modo di formarsi all’interno di uno Studio di Dottori commercialisti avrà imparato a controllare e scaricare le ricevute degli invii telematici, a gestire le Pec, ad occuparsi dello scadenziario di Studio, a fornire supporto nell’attività di recupero crediti, a gestire le pratiche CCIAA e SCIA, a depositare i bilanci.
In base al tipo di realtà nella quale si opera, si sviluppano delle competenze tecniche che rendono la figura specializzata in quel settore e in quelle determinate attività.
Tra queste specializzazioni c’è quella del/la Legal Assistant, della cui selezione hai una grande esperienza personale. Di che cosa si occupa? Quali sono le sue principali Attività e le sue maggiori Responsabilità?
In questi sette anni all’interno della divisione Assistant & Office Support ho avuto il piacere di collaborare con tanti Studi Professionali e in particolar modo con Studi Legali.
Ciò mi ha permesso di raggiungere una mia specializzazione (giusto per rimanere in tema 😊) in questo settore.
Tuttavia il termine Legal Assistant potrebbe non riuscire da solo a identificare molte figure specifiche che operano negli Studi Legali.
Ve ne presento alcune utili per avere presente il livello di specializzazione raggiunto dal ruolo
⇒ Personal ed Executive Legal Assistant
E’ la figura di riferimento di un Socio o Partner e lo segue e lo supporta sia sul versante “personal” che “office”.
Ne gestisce gli impegni, intrattiene rapporti con i clienti e i fornitori in sua assenza, partecipa a determinati processi decisionali.
⇒ Team Legal Assistant
Si occupa della gestione del lavoro di un team di professionisti, organizza le loro agende, i viaggi e le trasferte, si occupa dei time-sheet e della fatturazione.
Tra i suoi compiti rientrano anche l’editing e la formattazione dei documenti, l’apertura delle pratiche, la fascicolazione.
Anche le attività di cancelleria in tribunale possono essere affidate a una Team Legal Assistant
⇒ Office Manager di Studio Legale
Gestisce i rapporti con i fornitori, organizza il lavoro di uno staff segretariale di cui assume la piena direzione, coordinando le attività, pianificando le scadenze, modellando il lavoro sulla base delle necessità dei suoi responsabili e si occupa di processi Hr, come l’individuazione e selezione delle figure di staff che coordina.
A volte questa figura può essere coinvolta nei processi di redazione del budget, mantiene i rapporti con l’Rspp, si accerta che tutto funzioni al meglio e che vengano rispettate le regole all’interno della struttura.
⇒ Assistenti specializzati in Societario o in Contenzioso.
Sono figure specializzate in Societario o in Contenzioso, sanno usare perfettamente Consolle per i depositi telematici, si occupano di consultare le pratiche, scaricare i verbali e le ordinanze, gestiscono l’agenda dello studio controllando le udienze e le scadenze processuali dei procedimenti di merito, cautelari, possessori ed esecutivi.
Inoltre, in alcuni casi, devono notificare tramite PEC, collettare i fascicoli per il deposito presso il Tribunale, la Corte d’appello e la Cassazione, gestire l’archivio cartaceo ed informatico.
In particolare l’Assistente con specializzazione in Contenzioso è una figura oggi molto richiesta perché i Dipartimenti di Contenzioso, durante questo periodo di emergenza, hanno avuto un vero e proprio boom.
Vorremmo chiederti se ci sono, all’interno del Ruolo di Legal Assistant, delle ulteriori differenziazioni, ad esempio legate al settore di attività.
Direi che anche in questo caso è determinante quale sia il tipo di Dipartimento che si va a supportare.
Ecco alcuni esempi utili.
⇒ L’Assistente Legale all’interno del Dipartimento Labour si occuperà di attività di depositi cartacei e telematici degli atti, conoscerà il processo civile telematico, seguirà le notifiche degli atti giudiziari cartacee e a mezzo Pec.
Predisporrà i fascicoli di cassazione e quelli per IAR, supervisionerà i documenti, provvederà alla richiesta di estratti di ruolo o agli adempimenti in Agenzia delle Entrate.
⇒ L’Assistente che lavora in uno Studio Legale Tributario a supporto del team che opera in ambito contenzioso tributario si occuperà di preparazione di atti, ricorsi, appelli, controdeduzioni, memorie, istanze, e successivo deposito presso l’Agenzia delle Entrate e Commissioni Tributarie o attraverso il Processo Tributario Telematico, provvederà ad attivare i profili per il processo civile telematico, seguirà l’attivazione dei profili Entratel.
⇒ L’Assistente Legale che affianca Avvocati specializzati in Diritto Bancario dovrà essere molto abile nell’editing e formattazione, nell’attività di drafting e revisione documenti.
Se i suoi referenti si occupano di contenzioso è possibile che sia richiesta la conoscenza del gestionale EPC insieme a quella di Consolle.
Quali sono le principali competenze che caratterizzano il ruolo di Legal Assistant?
Credo di poter sostenere che il loro ruolo è fondamentale, strategico all’interno degli Studi in cui operano e le soft skills giocano un ruolo essenziale, quasi alla pari delle competenze tecniche.
Se parliamo di competenze tecniche deve saper utilizzare senza problemi il pacchetto Office e i principali applicativi informatici, ma deve conoscere bene alcuni tipi di gestionali in uso nel settore legal, ad esempio Easylex, Consolle e Polisweb.
Sul tema delle soft skills, occorre tenere presente che le figure di staff che lavorano all’interno di Studi Legali, specie se Internazionali e di grandi dimensioni, sono abituate a ritmi molto strong e spesso si ritrovano a doversi fermare in struttura anche fino a tardi.
Il loro è un lavoro estremamente delicato e stressante, devono essere in possesso di spiccate doti organizzative, comprendere quali siano le priorità e in che ordine gestirle, essere in grado di collaborare con le colleghe ma anche di saper svolgere le proprie attività in autonomia.
L’imprevisto è sempre dietro l’angolo e devono essere pronte a gestirlo immediatamente senza che l’ansia abbia la meglio.
Probabilmente i nostri Lettori si staranno domandando se per diventare Legal Assistant è necessaria la Laurea, magari in Legge o in Scienze Politiche. Quali sono, nella tua esperienza, i principali indirizzi di Laurea per l’aspirante Legal Assistant?
Fino a qualche tempo fa la miglior palestra era l’attività sul campo e le figure di Assistente Legale con più anni di esperienza alle spalle spesso non erano laureate ma diplomate.
Avevano iniziato la gavetta subito dopo aver concluso gli studi e, pian piano, erano cresciute professionalmente apprendendo direttamente da colleghi e responsabili ciò che era essenziale imparare.
Tuttavia nell’ultimo ventennio il numero dei laureati è aumentato, la maggior parte degli studenti ha proseguito gli studi iscrivendosi all’università e ciò ha impattato anche sul mondo del lavoro.
Le Figure di Staff che inseriamo in Studi Legali hanno quasi sempre conseguito la laurea, il più delle volte in lingue e letterature straniere e sanno parlare fluentemente l’inglese e anche una seconda lingua.
Negli ultimi anni le competenze linguistiche sono diventate fondamentali, indispensabili specialmente per lavorare all’interno di Studi Legali Internazionali.
Sovente inseriamo anche persone laureate in discipline umanistiche, come lettere, filosofia e scienze politiche, mentre capita più raramente che questi ruoli vengano ricoperti da lauree in economia o discipline scientifiche.
Per quanto riguarda le figure di Paralegal Assistant e Assistenti Specializzati/e avviene molto spesso che siano persone laureate in giurisprudenza o in scienze giuridiche.
Alcune sono candidature abilitate alla professione e hanno già svolto un praticantato optando in seguito per una professione diversa da quella dell’avvocato, pur scegliendo di continuare a operare all’interno del settore legale supportando i professionisti.
Nei colloqui ciò che emerge è il desiderio di conciliare al meglio il work-life balance, avere una stabilità contrattuale ed economica che possa garantire loro una certa tranquillità.
Come si diventa Legal Assistant? Per un/a Assistente di Direzione con esperienza, magari in azienda, che vuole ricoprire questo ruolo, qual è la via percorribile? E per un/a Aspirante Assistente di Direzione che deve invece iniziare il suo percorso?
Io dico sempre Azienda Chiama Azienda e Studio Legale Chiama Studio Legale quindi… scherzi a parte, posso dire che, per quella che è la mia esperienza, solitamente chi lavora in uno Studio riceverà molte più offerte in questo settore che non da realtà aziendali e, viceversa, chi ha già maturato esperienza in azienda difficilmente sarà valutato per ricoprire il ruolo di Legal Assistant. Con alcune eccezioni.
Spesso le società finanziare o di consulenza, le Big Four (le grandi società di revisione, ndr) e le banche ci richiedono di presentare all’interno della rosa di candidature profili che provengano dal settore legale per l’abitudine a relazionarsi con professionisti molto esigenti e demanding, a lavorare a ritmi serrati e sotto stress, a svolgere le loro attività in ambienti formali dove sono necessari uno standing estremamente professionale e una grande flessibilità.
Capita anche, viceversa, di inserire in Studi Professionali figure di staff che arrivino dalle stesse società. In questo caso può esserci uno scambio.
Se invece parliamo di risorse junior, profili entry level che non abbiano ancora un background professionale consolidato, allora un bacino cui attingere è sicuramente il settore dell’hotellerie.
Figure di front office che hanno avuto modo di lavorare in hotel quattro/cinque stelle spesso si ricollocano in Studi Legali come Receptionist & Office Support e da lì può iniziare un percorso di crescita che potrebbe avere successivamente uno sbocco in ruoli di Assistente e un domani, chissà, quello di Office Manager.
Legal Assistant, Lavoro e Selezione. Come funziona il percorso di selezione di questo ruolo? Quali sono le fasi specifiche previste proprio per questa professione?
Tendenzialmente l’Iter di Selezione per individuare un/a Legal Assistant è molto simile a quello per selezionare un/a Assistente per un’azienda o in una società.
Per noi head-hunter è molto importante avere un confronto approfondito con i referenti, Office Manager o Avvocati, per comprendere cosa ci si aspetta esattamente dalla figura che si desidera inserire in Studio, quali sono le competenze professionali richieste e quali le soft skills necessarie per poter lavorare serenamente in quello specifico contesto.
Un dialogo sincero e diretto con i nostri interlocutori ci permetterà di avere ben chiari i loro desiderata così da poterli soddisfare appieno.
Successivamente diamo il via alla ricerca.
Pubblichiamo un annuncio web sui siti di Page Group e sui nostri siti partner in modo tale da intercettare candidature che stanno valutando attivamente il mercato, che siano interessate a quella determinata offerta di lavoro e che (si spera) abbiano un profilo allineato alla job description dell’annuncio.
Ovviamente facciamo anche attività di screening dal nostro vastissimo database.
Una volta intercettati i profili che ci sembrano corrispondere alla figura ricercata li invitiamo a colloquio. Da quando è scoppiata l’emergenza sanitaria solitamente li incontriamo via web su piattaforme come Teams o Skype.
La fase del colloquio è delicata perché oltre a esaminare il percorso professionale del profilo sondiamo a fondo le motivazioni che lo spingono a valutare nuove opportunità, e cerchiamo di comprendere i driver che guidano la sua voglia di cambiamento.
Prestiamo molta attenzione a questo aspetto perché è importante capire quali siano le sue aspettative così da poterle soddisfare correttamente e durante il colloquio testiamo anche le lingue per valutare il livelo di espressione specialmente orale.
Una volta individuate le candidature che riteniamo allineate alle richieste del cliente e motivate alla posizione e al contesto, contattiamo i loro ex datori di lavoro per prendere le referenze.
Rivolgiamo domande per avere conferma della loro professionalità, della loro capacita di lavorare in team, di avere rispetto per le gerarchie, di essere persone flessibili, multitasking, proattive.
Successivamente componiamo un elenco di candidati di riferimento, la così detta short-list, corredata di una presentazione da noi scritta di ciascun profilo e la inoltriamo al referente così da poter procedere a fissare i colloqui.
All’interno di uno Studio Legale il primo step di selezione si svolge con l’Office Manager / HR Manager, il secondo con i partner, anche se ci sono processi di selezione che richiedono diversi incontri successivi.
Infine si giunge a una decisione da parte del committente e si formula insieme l’offerta.
Dato il ruolo così specifico, aggiungeremmo una domanda un po’ particolare. Abbiamo in mente molte serie Legal, come Suits o the Good Wife, oltre all’indimenticata Ally McBeal. Cosa pensi della rappresentazione del Ruolo di Legal Assistant al Cinema o in Tv? C’è un film o una serie televisiva che ci suggeriresti di guardare/riguardare per conoscere meglio questa professione?
Ally McBeal mi faceva ridere moltissimo ed è stata una serie cult mentre ammetto di non aver mai guardato The Good Wife. Devo rimediare a questa mia mancanza 😊.
Per quanto riguarda Suits posso dirti che sono reduce da una maratona in cui ho visto in un week end tutti gli episodi della 9° stagione.
Impazzisco per questa serie, sono follemente innamorata di Harvey e adoro Dona ma devo ammettere che tutti i personaggi sono egregiamente tratteggiati.
Ciò che ho apprezzato di più di Suits è il messaggio che trasmette: a prescindere da tutto, bisogna sempre sentirsi parte di una grande famiglia, collaborare, cooperare, difendersi vicendevolmente e avere rispetto di tutti gli elementi che compongono la squadra indipendentemente dal loro livello gerarchico.
Sai cosa apprezzo molto?
La scelta di alcuni Studi Professionali, quando nei loro siti internet, oltre ad inserire i nomi di tutti i professionisti, dedicano una sezione alle figure di Legal Assistant, Office Manager ed in generale alle Figure di Staff perché contribuiscono alla crescita e al successo dello Studio.
E questo va sempre tenuto a mente, non solo dai Soci e dai Professionisti, ma anche dalle figure stesse di Assistenti.
Ancora grazie Gisella per aver condiviso con noi dei contenuti preziosi su un ruolo poco noto, ma davvero strategico nel panorama professionale italiano.
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