Buongiorno e bentornata e bentornato su AssistenteDallaAallaZeta.
Proseguiamo nel nostro percorso di approfondimento della Professione dell’Assistente di Direzione tornando a parlare di Lavoro e di Selezione di Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant.
Quest’oggi, per parlare del Lavoro dell’Assistente di Direzione, ho il piacere di ospitare Delia Simone, Responsabile della Divisione di Manpower Professional che si occupa di Management & Office Support, Legal and Hr Team
Delia ha accettato di raccontarci, partendo da un’analisi aperta e onesta sulla situazione che stiamo vivendo, il suo lavoro di organizzazione e gestione dei processi di selezione, ma anche di confrontarsi con noi sul tema Professione Assistente di Direzione.
Pronta? Pronto? Conosciamo Delia e scopriamo insieme a lei il Mondo della Ricerca e Selezione, in particolare dell’Assistente di Direzione e dei Ruoli di Supporto in Azienda.
Buongiorno Delia, benvenuta su AssistenteDallaAallaZeta e grazie per aver accettato il mio invito.
Vorresti raccontarci un po’ di te, chi sei e cosa fai?
Ciao Irene, grazie a te per avermi coinvolta in questa intervista.
Sono una professionista nel settore ricerca & selezione del personale, lavoro come consulente a supporto di aziende clienti che necessitano di specifiche figure professionali da assumere nei loro organici.
Come accade nelle società più strutturate e leader del settore, anche nella mia azienda Manpower, siamo suddivisi in team specializzati su determinati settori aziendali e/o su specifica tipologia di figure professionali, come nel mio caso.
Da quando faccio questo lavoro, ho sempre avuto un focus di specializzazione sui Ruoli di Staff e di Supporto al Business, tra cui Assistenti di Direzione e Office Manager così come Professionisti del Mondo Hr, Legal e Finance.
Proprio all’inizio del 2020 hai cominciato la collaborazione con Manpower accettando la responsabilità della Divisione Management & Office Support, Legal and Hr Team. Come è stato vivere questa nuova avventura durante l’emergenza?
Si, ho abbracciato questa nuova sfida professionale di cui vado molto orgogliosa poche settimane prima dello scoppio della pandemia, quando gli scenari previsti per il 2020 erano senz’altro diversi da ciò che poi abbiamo tristemente vissuto.
È stato sicuramente complicato e non solo per un ovvio rallentamento del business, dovuto all’impossibilità delle aziende di assumere nuove risorse, ma anche perché è stata una condizione nuova e inaspettata per tutti noi.
Nonostante tutto sono stata felice e sollevata di scoprire un’azienda davvero attenta ai bisogni dei propri dipendenti, e insieme al mio team abbiamo imparato ad adattarci a questa nuova normalità, ad ottimizzare i momenti di conoscenza, confronto e scambio.
Le Risorse Umane hanno, per natura, una forte esigenza di confronto e di relazione personale. Qual è secondo te l’impatto dell’emergenza che stiamo vivendo, in generale, nella gestione delle Risorse Umane?
Certamente la distanza e il confinamento non aiutano alla costruzione di relazioni e di confronti, ma tutto quello che stiamo vivendo può rendere più proficui quei momenti.
I dipartimenti HR delle nostre aziende sono stati chiamati ad un duro lavoro organizzativo, etico, ed hanno anche loro appreso sul campo come gestire una situazione completamente nuova per tutti noi.
In particolare come è cambiata la selezione in questo anno, non solo da un punto di vista organizzativo, ma soprattutto relazionale? Quali le difficoltà, ma anche le inaspettate possibilità?
Devo dire che l’unica differenza che avvertiamo è l’impossibilità di condurre colloqui di persona ed è un aspetto che ha un importante impatto sia sui candidati che sulle aziende.
Ma se in epoca pre emergenza quasi si pensava che non fosse ammissibile nessun altro canale di intervista, la situazione contingente ci ha obbligati ad utilizzare la tecnologia anche in queste occasioni e a scoprirne sempre di più sia la praticità che l’efficacia.
Sul tema relazionale, legato al rapporto recruiter-candidato/a e dal mio personale punto di vista, questa situazione ha avuto un impatto modesto perché già da prima ero abituata a gestire il mio network anche attraverso canali telefonici e digitali.
Certo mi mancano gli incontri di business con i clienti e, perché no, i caffè al bar con i candidati.
Ci farebbe piacere conoscere un po’ meglio il mondo della Ricerca e Selezione, scoprendone meccanismi e segreti, perché dall’esterno appare talvolta semplice, talvolta complicatissimo, ma sempre distante da lavoratori e candidati. Come funziona un Processo di Selezione? Quali sono le fasi principali?
I consulenti delle Società di Ricerca e Selezione del Personale lavorano a supporto delle aziende che li ingaggiano per determinati progetti di recruitment.
Come tutti i consulenti, lavorano per obiettivi e il nostro è il famoso Match Azienda-Candidato.
La prima fase del processo è la condivisione dell’esigenza del cliente, a seguito della quale si stila una Job Description che identifichi con precisione la figura professionale l’azienda sta cercando e che corrisponde a quella che si chiama Posizione Aperta.
La Job Description identifica i termini della ricerca la base dell’annuncio che presenta l’opportunità lavorativa al mercato.
Attraverso vari strumenti di ricerca, i consulenti ricevono le candidature e le analizzano secondo i parametri settati con il cliente, ma anche secondo la propria conoscenza del mercato, del settore di business dell’azienda, delle peculiarità del ruolo. Ci affidiamo talvolta anche al nostro intuito, ma attenzione, Intuito sì e Preconcetto no.
Talvolta, oltre ad analizzare le candidature ricevute, il consulente può anche vestire i panni dell’Head Hunter e “andare a caccia” del candidato ideale sui diversi canali disponibili.
Dopo aver “mappato” il mercato e identificato una serie di candidati potenzialmente ideali per la posizione aperta, il consulente presenta al cliente quelli più allineati raccolti in quella che chiamiamo Short List, gestendo, a seguire, le fasi organizzative dell’iter di selezione e confrontandosi con il cliente dopo ogni colloquio, raccogliendo i feedback su ciascun candidato.
Al termine di questo processo viene identificata la persona più adatta alla posizione aperta.
Identificata la persona giusta per la posizione aperta, il consulente accompagna l’azienda cliente e il candidato nelle fasi di pre assunzione.
A proposito dei Ruoli di Supporto in Azienda, in particolare Assistente di Direzione e Office Manager, quali sono secondo te gli elementi fondamentali su cui l’azienda deve concentrarsi quando si approccia ad un Processo di Selezione per un nuovo collaboratore?
Ogni aspetto della selezione di nuovi collaboratori è fondamentale e l’azienda non può sottovalutarne l’importanza.
Innanzitutto, è necessario conoscere, capire a fondo le peculiarità del ruolo che si sta cercando, il “quando” e il “dove” e il “perché” della ricerca.
Identificando gli inquadramenti contrattuali e retributivi, senza sottovalutare i percorsi di crescita di quel determinato ruolo.
Da un punto di vista del candidato, quali ritieni siano gli aspetti su cui è necessario focalizzarsi quando si ambisce a diventare Assistente di Direzione o Office Manager? Quali sono i suggerimenti che ti sentiresti di dare ad un candidato per avere avere un approccio efficace durante la selezione?
Bellissima domanda. E per risponderti ritengo sia utile capire che quelli dell’Assistente di Direzione e dell’Office Manager sono un lavoro, ma anche, per certi versi, una vocazione. È un ruolo che si lega molto agli aspetti caratteriali e comportamentali di ciascuno.
Durante una selezione per una posizione aperta di Assistente di Direzione o di Office Manager è importante concentrarsi sulla valorizzazione di alcuni aspetti che sono professionali ma al tempo stesso caratteriali, come la Capacità di Ascolto e la Comunicazione Assertiva, Doti Empatiche e Relazionali, forte senso pratico e approccio al Problem Solving, per citarne quelli fondamentali, quelli da cui partire o da cui ripartire.
Selezione e Personal Branding per l’Assistente di Direzione, sul tema LinkedIn vs Cv. Qual è il ruolo del cv oggi? Quali sono gli aspetti che sono, nel cv, ancora strategici?
Oggi è fondamentale curare al massimo il proprio profilo Linkedin insieme al Cv e alla lettera di presentazione.
Il Cv resta infatti molto importante come biglietto da visita “off-line”.
Nonostante quasi tutti gli aspetti del proprio profilo professionale possono essere raccolti, raccontati su LinkedIn, da solo può non bastare.
Per molti candidati il proprio Cv rimane lo strumento da utilizzare per una descrizione più approfondita del proprio percorso e delle proprie soft skills.
Qual è invece la funzione, ci sentiremmo di dire la missione, del profilo LinkedIn nel mercato del lavoro di oggi? Che importanza ricopre il profilo LinkedIn nei processi di selezione che presidi per Assistente di Direzione e Ruoli di Supporto in Azienda?
Molte aziende ormai reclutano solo attraverso LinkedIn ed anche per noi recruiter potremmo dire sia diventato lo strumento principale per le nostre ricerche.
Per questo motivo il profilo LinkedIn di una persona in cerca di lavoro o di un cambiamento professionale dev’essere impeccabile.
Da tenere presente che non è importante solo ciò che il nostro profilo LinkedIn mostra, ciò che dice di noi, ma è fondamentale anche curare i contenuti della nostra presenza on line, perché LinkedIn è sì una piattaforma professionale ma ha tutte le caratteristiche di un social network.
Questo è particolarmente importante per le figure come Assistente di Direzione e Office Manager, perché sappiamo bene che chi cerca una figura destinata a ricoprire un Ruolo di Supporto nella propria azienda cerca in primis: professionalità, riservatezza, serietà e capacità di networking.
Personalmente apprezzo molto i profili di Assistenti di Direzione dove è evidente l’attività di Personal Branding o di Employer Branding, che si dedicano alla diffusione, alla condivisione di contenuti su tematiche professionali, vicine al proprio ruolo o al business della proprio azienda.
Vorremmo approfondire il tuo punto di vista sulla Professione di Assistente di Direzione e dei Ruoli di Supporto in Azienda, che rappresentano oggi, in Manpower, una grande parte della tua attività di selezione e di inserimento in azienda. Secondo te come è posizionato il ruolo dell’Assistente di Direzione nel mercato del lavoro di oggi?
Dal mio punto di vista, sia professionale che personale, in qualità di responsabile di una divisione dedicata, specializzata nel recruitment tra gli altri di Assistenti di Direzione e Office Manager, posso affermare che si tratta di ruoli di forte importanza strategica all’interno delle aziende.
Una brava, o un bravo Assistente di Direzione, può fare la differenza nell’attività del proprio Manager.
Gli Executive Assistant possono fare la differenza supportando aspetti determinanti nel successo dell’impresa, ad esempio
- la Definizione delle Priorità d’Agenda rispetto agli obiettivi fissati
- la Costruzione di Relazioni Efficaci con gli Stakeholder, con i Potenziali Clienti o Investitori,
- la Tempestività di Reazione di fronte alle inevitabili Criticità, e non solo puramente organizzative
Per questi motivi ritengo che il ruolo goda di un buon posizionamento di mercato, anche se c’è ancora molta strada da fare perché tali potenzialità possano essere riconosciute da tutte le aziende.
Qual è la percezione che le aziende hanno oggi di Executive Assistant, Office Manager e Assistente Personale? Qual è il loro peso organizzativo?
Possiamo affermare che tutte le aziende con almeno 30/40 dipendenti hanno capito l’utilità dell’Assistente di Direzione e più in generale dei Ruoli di Supporto in Azienda, e si tratta oggi di figure ampiamente ricercate dalle aziende, anche se talvolta questo non implica la loro reale valorizzazione.
Come anticipavamo, chi cerca e assume una o un Assistente di Direzione non sempre ne conosce le reali potenzialità, non ha analizzato lo sviluppo che questa figura professionale ha avuto negli ultimi 10, 15 anni e molte aziende tendono ancora a veder legato il ruolo alle attività di segretariato.
Alcune attività tradizionali, legate al Presidio della Segreteria di Direzione, restano fondamentali, come la Redazione di Documenti, Contratti o Verbali di Meeting e Assemblee, così come, in ottica Relazione e Business Etiquette, l’Accoglienza degli Ospiti Direzionali, occupandosi ad esempio, di servire il caffè ai visitatori del proprio Manager prima di un meeting.
Assistente di Direzione e Office Manager si occupano oggi di molte attività e si fanno carico di molte importanti responsabilità, legate al Management ed al Funzionamento della Struttura, il loro Peso Organizzativo è inestimabile.
- Oltre al Filtro delle Comunicazioni, da e verso il proprio Manager, l’Organizzazione e la Gestione delle Dati, considerando la Sovraesposizione alle Informazioni cui Management e Proprietà sono esposti oggi.
- L’Efficientamento di tante attività legate all’attività di un C-Level da parte dell’Assistete di Direzione
- La Capacità dell’Office Manager di organizzare e dirigere un intero ufficio, rappresentando il il punto di riferimento per tutta la popolazione aziendale per qualsivoglia richiesta, dagli accordi con i fornitori di materiali d’ufficio/catering, al leasing delle auto aziendali, alla definizione degli spazi d’ufficio.
Da qui, dall’analisi approfondita delle potenzialità dei Ruoli di Assistente di Direzione ed Office Manager, può partire un processo virtuoso, promosso dagli Assistenti e messo a servizio delle Organizzazioni, in uno spirito di crescita condivisa.
L’Attività di Filtro
Grazie di cuore per Delia per aver condiviso con noi queste informazioni strategiche sulla Professione di Assistente di Direzione, sul suo posizionamento nel mercato del lavoro di oggi e sui processi di selezione che riguardo questo ruolo e più in generale i ruoli di supporto in azienda.
Noi ci vediamo su LinkedIn con Delia Simone, con cui entrare in contatto, oltre che al solito sulla pagina di AssistenteDallaAallaZeta per le ultime notizie sui nostri contenuti e sui nostri Corsi di Formazione
I Libri che Abbiamo Letto
Vuoi scoprire un Nuovo Modo di Vedere il Tuo Lavoro e la Tua Carriera? Leggi Lavoro Carriera Successo di Stephen Covey e Jennifer Colosimo
Vuoi scoprire un’abilità strategica nei Ruoli di Assistente di Direzione, Office Manager e Personal Assistant? Leggi Intelligenza Emotiva di Daniel Goleman
A proposito del Lavoro dell’Assistente di Direzione
Scopri i contenuti dedicati al Lavoro dell’Assistente di Direzione, Office Manager, Executive e Personal Assistant nella sezione dedicata alla nostra parola chiave J come Job
Le nostre Interviste e Approfondimenti con Assistenti ed Esperti
Corso di Formazione Office Manager
Scopri il nostro Corso di Formazione per Office Manager ed il nostro Programma di Sviluppo della Professione
