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Oggi vorrei parlarti di un importante teoria, da fare nostra se svolgiamo o vogliamo svolgere il Ruolo di Assistente di Direzione, quella che vede Executive Assistant, Segrterie di Direzione, Office Manager e Personal Assistant come Business Partner delle Aziende di Successo.
Come vorrei essere stata io a teorizzare il concetto geniale de l’Assistente come Business Partner …
E invece no, l’idea purtroppo non è mia, anche se me la sono fatta mia dalla prima volta in cui l’ho sentita, da Lucy Brazer, Founder e Chairman di Executive Secretary Magazine, al Secretary Day 2015.
La meravigliosa teoria di Lucy Brazer definisce l’Assistente di Direzione, internamente, come una figura chiave dell’azienda e, esternamente, la riconosce come Professione di riferimento nel mercato del lavoro.
Non un semplice Lavoro, ma una vera Professione con la P maiuscola.
Uno dei punti che nel modello di sviluppo della Professione di Assistente di Direzione come Business Partner che caratterizza la visione di Lucy Brazer, è quella di inquadrare questo ruolo come centrale nell’organizzazione e determinante proprio al raggiungimento del fine aziendale, il Business.
E questo aspetto è così determinante per l’azienda che il suggerimento, ancora una volta geniale, di Lucy è quello di costruire un modello che sia in grado di quantificare il concreto contributo che l’Assistente di Direzione riserva all’attività aziendale nella sua globalità, oltre al supporto operativo legato al Manager o al Team.
Ma, concretamente, come è possibile tenere traccia del nostro effettivo contributo in azienda?
Secondo la mia esperienza è necessario procedere alla raccolta, sì concretamente alla raccolta, di una serie di informazioni e comunicazioni strutturando quello che possiamo chiamare Archivio dei Ritorni.
Si tratta della serie di documenti e di informazioni, che può essere conservata in un raccoglitore cartaceo, meglio ancora in una cartella digitale, oppure, se si è un po’ romantici, in una bella Scatola dei Feedback, e che raccoglierà i dati con cui sarà costruito un vero report dei ritorni economici, organizzativi e relazionali del proprio lavoro.
E bada bene che non si tratta di un modo per vantarsi o rinfacciare quanto fatto, ma di un reale strumento di misura degli obiettivi, tanto nostri che dell’organizzazione, concretamente raggiunti grazie al nostro lavoro ed al nostro impegno, e sarà un metodo, con un po’ di presunzione direi scientifico, per misurare la redditività della nostra figura professionale. Il ritorno dell’investimento.
Le informazioni raccolte potranno confluire in un file Execel dedicato ai ritorni economici, con evidenza della situazione pre e post intervento, così come dei maggiori ricavi e dei risparmi ottenuti.
Pensiamo ad un Sales Assistant che ha gestito, in autonomia, offerte andate a buon fine per dei pacchetti ricambi e servizi post vendita destinati ad alcuni clienti strategici, ad un Office Manager che ha negoziato un nuovo accordo quadro per i servizi generali di cui è responsabile, così come ad una serie di convenzioni mirate, stipulate da un’Executive Assistant, con alcuni hotel vicini alle sedi distaccate della propria azienda e riservate alla Direzione così come a molti collaboratori.
Un file Word raccoglierà l’elenco dei miglioramenti organizzativi e relazionali che l’attività quotidiana, o degli interventi mirati, sono stati in grado di generare.
Ad esempio l’introduzione di nuovi strumenti come l’archivio digitale fruibile in remoto, in ottica di Organizzazione delle Attività, la gestione di crisi interne ed esterne, come l’attenzione riservata ad un cliente che contesta un importante fornitura, in ottica Customer Satisfaction, o l’ascolto attento delle rimostranze di un collega di fronte ad una determinata situazione, in ottica Engagement.
Un Assistente di Direzione infatti non si limita a prendere o smistare le telefonate ricevute o a raccogliere le rimostranze che gli sono presentate, ma gestisce efficacemente la Comunicazione con interlocutori, interni ed esterni, nella maggior parte dei casi preziosi, talvolta davvero strategici.
E si tratta spesso di attività operative, organizzative o commerciali di supporto all’organizzazione, ma che altrettanto spesso portano dei ritorni economici importanti, soprattutto se sommati a tutto il supporto garantito nella gestione quotidiana della Segreteria, della Divisione o dello Studio Professionale e significativi se commisurati al costo aziendale di una risorsa che generalmente garantisce all’Organizzazione un contributo costante, trasversale e versatile.
Ed è proprio la costanza nell’approccio Assistente di Direzione come Business Partner, insieme all’uso costante di un metodo di raccolta di feedback e risultati economici, che ci mettono nella condizione di rispondere ad una delle più importanti domande che è necessario porci per poter costruire un reale percorso di sviluppo della nostra Professione.
La risposta a questa domanda, davvero strategica, costituisce non solo un dovere verso noi stessi, ma è anche la via migliore per definire il nostro Ruolo all’interno dell’azienda e così identificare il nostro corretto posizionamento nel mercato del lavoro.
E il saper rispondere, prontamente e con le corrette argomentazioni, a questa domanda costituirà sempre un reale vantaggio competitivo tanto per noi che per l’Organizzazione che serviamo, perchè sarà un incentivo costante alla crescita reciproca dell’Assistente e dell’Azienda.
La domanda.
Perché l’azienda dovrebbe investire sulla crescita e sull’aggiornamento professionale di Executive Assistant, Pa, Office Manager e Assistenti Personali?
La risposta.
Perché, indipendentemente dalle sue specializzazioni, l’Assistente di Direzione è il Business Partner delle Aziende di Successo e, come tale, rappresenta sempre un eccellente investimento.
Libro che abbiamo letto
The Ceo’s Secret Weapon di Jan Jones
Articolo di Harward Business Review sul tema
The Case for Executive Assistants di Melba J. Duncan per Harward Business Review
Questo articolo del 2011 della grande Melba J. Duncan, insieme all’intervista The Secret Weapon of Great Leaders disponibile nella stessa pagina, è a mio modo di vedere una delle pietre miliari nella valorizzazione della Professione di Assistente di Direzione e rappresenta un’analisi concreta e puntuale del ruolo, con un focus centrale sulla sua redditività e su quelli che sono i fattori determinanti per accrescere costantemente il contributo che l’Assistente può riservare all’intera Organizzazione, traendone importanti benefici.
Video
Intervista a Lucy Brazer a proposito dell’esperienza Executive Secretary Magazine
Il contributo video che ho scelto è una bella intervista a Lucy Brazer ,di alcuni anni fa, in cui presenta l’esperienza di Executive Secretary Magazine e degli eventi collegati, sempre cogliendo l’occasione per un’accurata analisi della Professione dell’Assistente e del suo valore per l’azienda, con un forte orientamento alla formazione ed al miglioramento continuo.
A poposito dell’Assistente di Direzione e del suo ruolo di Business Partner
