Buongiorno e bentornata su AssistenteDallaAallaZeta
Quest’oggi vorrei parlarti del lavoro della Virtual Assistant, una libera professionista che rappresenta una delle declinazioni della figura dell’Assistente di Direzione tra le più nuove e rivoluzionarie, un innovativo modo di vivere l’esperienza di Executive Assistant e Personal Assistant.
Per scoprire chi è e che cosa fa un’Assistente Virtuale, ho pensato di chiedere a Beatrice Cicala, Imprenditrice Digitale e Senior Virtual Assistant, di raccontarci la sua storia, farci conoscere questo ruolo e spiegarci qual è stato il percorso che l’ha portata a diventare un’Assistente di Direzione Imprenditrice, Formatrice e Founder di Assistant LAB.
Ho scelto Beatrice tra molte Assistenti Virtuali per la sua competenza e per la sua scelta di diventare un’Assistente di Direzione, virtuale e libera professionista, ma soprattutto con un’elevata specializzazione, scegliendo di supportare in maniera super efficace la figura del Consulente Finanziario.
Sei pronta? Conosciamo insieme Beatrice e scopriamo insieme a lei il Mondo delle Assistenti Virtuali e, perché no, il mondo della Consulenza Finanziaria.
Buongiorno Beatrice, benvenuta su AssistenteDallaAallaZeta e grazie per aver accettato il mio invito.
Vorresti innanzitutto raccontarci un po’ di te, chi sei e cosa fai?
Ciao Irene! Grazie a te dell’invito.
E’ sempre bello poter dare spazio e voce al ruolo di Assistente!
Ho 34 anni, abito a Milano ma sono veneta in tutto e per tutto! Mi sono trasferita per amore e per lavoro, che da quattro anni sono legati insieme e dopo un inizio burrascoso con questa città, devo dire che oggi Milano è la mia dimensione e sono davvero felice di abitare qui, con Matteo, il mio compagno e due gatti, Alex e Nala!
Ho lavorato in azienda da subito, dopo il diploma di Ragioneria.
In quegli anni si trovava lavoro davvero senza problemi e io che, non avevo proprio la passione dello studio, sono entrata immediatamente nel mondo del lavoro.
Nel 2008 però, a seguito di una brutta esperienza, ho rivisto un pochino le mie aspirazioni professionali, dalla provincia ho deciso di trasferirmi a vivere e lavorare a Verona.
Nel 2011 poi, ancora insoddisfatta, ho deciso di prendermi un gap year e mi sono trasferita in Inghiterra: ho studiato bene l’inglese, ho fatto la ragazza alla pari [esperienza bellissima che consiglio a tutti] ed ero entrata a far parte del team delle Olimpiadi di Londra del 2012.
Ma evidentemente la mia strada non era quella: per qualche mese rientro a Verona prima di ripartire per questa avventura. Non resto con le mani in mano e trovo un lavoretto presso questo ufficio di Consulenti Finanziari di Verona.
Non avevo neanche idea di cosa fosse un Consulente Finanziario.
Sono stata letteralmente rapita da questo mondo, avevo trovato la mia dimensione e il mio posto.
Nel giro di qualche mese ero diventata l’assistente personale del Manager della filiale di Verona e sono rimasta al suo fianco fino alla decisione di intraprendere la libera professione.
Qual è il tuo Ruolo Professionale oggi?
Uuuuu che domanda complicata Irene!
Sono partita con l’idea di essere una semplice Assistente Freelance.
Ho presto in prestito la definizione di Assistente Virtuale, pensando di poter essere riconosciuta con più facilità sul mercato, ma mi rendo conto che è una professione ancora troppo nuova e che viene interpretata in mille sfaccettature.
Credo che Assistente Personale Freelance, sia quella che preferisco.
Innanzitutto perché questo è quello che offro: essere un’assistente a 360 gradi per il mio cliente, dargli il mio supporto in tutto quello che può servire, risolvere problemi, trovare soluzioni, liberare tempo e migliorare la qualità della sua vita.
Altrimenti a cosa serve un’Assistente?
In concreto che cosa fa un’Assistente Virtuale?
Concretamente ho scelto di rivolgermi alla nicchia dei Consulenti Finanziari.
Una professione come la mia deve essere specializzata in qualcosa di particolare per avere successo.
Ho lavorato con questa categoria di professionisti per tanti anni, conosco perfettamente ogni singola dinamica, ogni dettaglio, ogni problematica del loro settore.
Avevo già creato un network importante finché ero in azienda, mettendo le basi per poter spiccare il volo una volta aperta la mia Partita Iva.
Oggi mi occupo della loro agenda clienti, della presa appuntamenti, dell’organizzazione di seminari finanziari (piccoli eventi), della custode experience dei loro clienti, di curare la loro immagine sui social, di aiutarli a produrre contenuti utili all’acquisizione di nuova clientela.
Prima di iniziare la tua attività d’impresa sei stata un’Assistente di Direzione per molti anni, ci racconteresti la tua esperienza da dipendente? Quali erano il tuo ruolo ed in concreto la tua attività?
L’azienda mi ha insegnato moltissimo. Non sarei così organizzata, precisa e affidabile se non avessi questo background.
L’inquadramento, la responsabilità, la precisione, te lo insegna solo l’azienda e certamente un bravo manager.
Sono partita da zero, inconsapevole di quanto e cosa potesse fare un’Assistente.
Ma sono curiosa e non ho mai smesso di fare, di sperimentare, di mettermi in gioco, di essere proattiva e di far vedere il mio valore aggiunto ogni giorno.
Davide, il mio capo, era terribilmente disorganizzato! Mi faceva impazzire.
Presi in mano la sua agenda, la sua posta elettronica e cercai di fare ordine. Chiunque volesse parlare con lui, doveva prima parlare con me.
Ero il suo filtro. Ero anche i suoi occhi e le sue orecchie.
Avevo creato con lui un rapporto di fiducia e di comunicazione perfetto, nonostante lui fosse spesso fuori ufficio.
Oltre alla pura assistenza personale, mi occupavo dell’organizzazione di eventi, plenarie, meeting e viaggi.
Avevo carta bianca, fiducia e flessibilità.
E’ stata un’esperienza a cui ho dato tanto ma che è stata fondamentale per la mia attività di oggi, di assistente freelance e di team leader.
Come è cambiato il tuo lavoro e com’è cambiata l’organizzazione del tuo lavoro da quanto hai scelto di diventare Virtual Assistant?
Ho scoperto che non è la quantità del lavoro che crea stress. Ho scoperto che lo stress si può trasformare in adrenalina.
Il mio lavoro, nella pratica è rimasto uguale. Faccio le stesse cose, meglio, con più esperienza, in modo più professionale, ma alla fine il ruolo è quello.
Quello che è cambiato radicalmente è il fatto che ora lavoro per me, per il mio progetto, con le mie regole e con i miei valori.
Quando sei in azienda, spesso devi mandare giù dei bei rospi, devi portare pazienza, devi stare al tuo posto.
Organizzativamente parlando, è un percorso. All’inizio è un bel casino, devi imparare a gestire il tempo, come dicevo all’inizio.
Gestivo le agende dei clienti, ma non gestivo la mia, cadevo nel classico errore di voler essere sempre disponibile, sempre operativa.
Oggi, ogni cliente rispetta i miei tempi, rispetta il fatto che l’assistente virtuale non è un’assistente dipendente sempre a disposizione, fissa un appuntamento anche solo per una telefonata.
Lo insegno a loro, lo applico su di me.
Come è nata l’idea di diventare Imprenditrice e di scegliere di rivoluzionare in maniera così radicale la figura dell’Assistente nella Consulenza Finanziaria?
Avevo visto un potenziale mercato, i Consulenti Finanziari.
Avevo visto per le Assistenti dei Consulenti Finanziari un’evoluzione, anche in previsione della rivoluzione digitale del mondo bancario.
Mi sono presa il rischio di credere in una visione e in un progetto.
Ho iniziato a Gennaio 2019, a Marzo ero già fully booked e ho immediatamente allargato il team con una junior assistant per farmi aiutare.
Oggi siamo in sei persone e abbiamo solo messo i primi mattoncini.
Il mercato c’è, l’avevo visto e ora lo voglio conquistare!
E come sei riuscita a trasformare questa idea in un progetto concreto fino a renderla un’impresa?
Ho avuto il coraggio di proporre la mia idea. Dico sempre che quando hai coraggio ed esci dalla zona di comfort, il cosmo ti aiuta.
Ho stretto una straordinaria collaborazione con Enrico Florentino, oggi Consulente d’Impresa, ex Consulente Finanziario e Manager, che come me aveva creduto nella sua visione di rivoluzionare questo settore.
Enrico mi ha insegnato tanto, mi ha dato la possibilità di ampliare ancora di più il mio network supportando la reputazione che mi stavo creando.
Lavorare al suo fianco, mi ha permesso di metabolizzare tutto quello che mi stava accadendo.
Oltre ad Enrico, devo molto anche a Davide, il mio ex capo, che ha sempre creduto in me.
A Luca Bozzato, Consulente di LinkedIn, che mi ha formata a sua immagine e somiglianza insegnandomi i trucchi che mi hanno permesso di trasformare questa piattaforma nella mia principale vetrina e fonte di reddito.
Infine, ovviamente non per importanza, Matteo, il mio compagno, che ha creduto in me sempre, anche quando non capiva cosa stessi facendo. Si è fidato di me e mi ha supportata (e sopportata sempre). E’ stato la mia arma vincente.
Oltre che Virtual Assistant sei anche Formatrice per le future Assistenti Virtuali nel settore della Consulenza Finanziaria. Come è nata l’dea di creare un percorso di formazione così specializzato, che prima non esisteva?
Innanzitutto perché non potevo essere l’unica a volere qualcosa di più.
Non potevo credere che le mie colleghe fossero felici nel compilare contratti di investimento, rispondere al telefono e aprire la porta ai clienti in filiale.
Ho conosciuto ragazze bravissime e intraprendenti, serviva il punto di incontro.
Non mi sono risparmiata nell’espormi sui social: molte ragazze hanno iniziato a scrivermi e a seguirmi.
Alcuni Consulenti mi scrivevano per mandarmi a formare le Assistenti. Ok. Facciamolo.
Ho creato un corso di formazione che ho chiamato “Assistente, ma più in grande” per dare l’idea che il nostro ruolo non avesse limiti di azione.
Ho iniziato inoltre un percorso di consapevolezza per le assistenti, con un gruppo Facebook, che oggi conta quasi 200 iscrizioni del quale vado davvero molto fiera.
E’ una piccola community di Assistenti di Consulenti Finanziari, molto attiva: le ragazze si raccontano, si scambiano esperienze e si confrontano e confortano a vicenda E’ qualcosa di straordinario.
Oltre a dedicarti all’attività di Assistente Virtuale e di Formatrice, hai anche creato con Assistant Lab un importante network di professioniste in grado di supportare l’operatività del Consulente Finanziario. Come è nato? Come funziona Assistant Lab? Chi può entrare a farne parte?
Precisamente Assistant LAB è il mio team di assistenti virtuali.
Non sono mai uscita sul mercato presentando solo il mio nome e cognome: fin dal primo momento mi sono presentata con il nome del Team, che ancora dovevo creare.
Un’assistente virtuale da sola ha capienza limitata, non può gestire 100 clienti alla volta.
Puoi scegliere di rimanere una singola freelance, ma la mia ambizione non è questa.
Vogliamo diventare un punto di riferimento: il consulente finanziario che ha bisogno di un’assistente virtuale, deve per forza arrivare in Assistant LAB.
Per quest’anno 2020, il team è al completo. Da Gennaio, se tutto andrà per il verso giusto, saremo pronti per formare e fare spazio a nuove aspiranti assistenti virtuali che hanno scelto di intraprendere questa carriera.
Con tutte queste attività così diversificate e molti clienti da seguire, dev’essere complicato trovare il tempo per tutto. Ci racconti l’Organizzazione del Tuo Tempo? Quali strumenti utilizzi per gli appuntamenti e per pianificare le attività e gestire i progetti?
Complicatissimo, direi! ahahahaiutoooo.
Ma ho fatto esattamente quello che predico di fare: ho preso per me un’Assistente Personale, Palmina, della quale non posso più fare a meno. E’ arrivata subito, dopo qualche mese dall’apertura della Partita Iva.
Certamente un investimento, ma quanto punti alla luna devi anche prenderti dei rischi.
Oggi è il mio braccio destro, è bravissima e soprattutto è cresciuta insieme a me. Conosce ogni cliente, ogni progetto, ogni piccola cosa che abbiamo fatto.
Questo mi permette di lavorare, creare e progettare con tranquillità, sapendo che tutto è sotto controllo.
Ci racconteresti una tua giornata tipo?
Vi farei venire mal di testa.
Solitamente sono più brava a fare quello che faccio, che a raccontarlo.
Infatti, invito le aspiranti Assistenti Virtuali a passare una giornata fisicamente con me per capire cosa faccio.
Alcune si innamorano del mio caos e rimangono, altre cancellano il mio numero! Ahaha
Non è un lavoro per fighette.
Spesso suggerisco uno o più libri per chi ha piacere di approfondire un po’, sul tema dell’Assistente Virtuale e sul tema della Consulenza Finanziaria, cosa ci suggerisci?
Oh Mamma! Qui mi metti in difficoltà!
Non ho libri da consigliare, né in un caso, né nell’altro.
Come ti dicevo, per fare questo mestiere serve tutto quello che ai corsi non ti insegnano.
Consiglio quindi di leggere libri di marketing, di fare Corsi di Formazione e di non improvvisare mai.
Per quanto riguarda la Consulenza Finanziaria, più che libri vi consiglio di iscrivervi alle newsletter di due società di investimento davvero straordinarie: Nordea e Pictet Asset Management.
Grazie Beatrice per aver scelto di condividere con noi i Segreti della Professione della Virtual Assistant ed in particolare dell’Assistente Virtuale per Consulenti Finanziari
Noi ci vediamo tutte su Linkedin dove potrai conoscere un po’ di più Beatrice Cicala, ed il mondo di Assistant Lab
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Se sei appassionata di Finanza Personale ed ancora non riesci ad orientarti in questo mondo, puoi scoprire come funzionano molte dinamiche grazie al bel libro Padre Ricco Padre Povero di Robert Kiyosaki ed iscriverti alle newsletter che ha ci ha suggerito Beatrice.
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