Nella nostra analisi delle professioni che rappresentano una specializzazione dell’Assistente di Direzione ricopre una posizione speciale il ruolo dell’Office Manager, il professionista che si occupa del funzionamento dell’Ufficio, dello Studio Professionale e dell’Azienda quando è piccina.
Grazie alla preziosa segnalazione di Delia Simone ho conosciuto Cecilia Romei, un Office Manager di grande talento ed esperienza, che ha recentemente visto il suo job title modificato in General Manager.
Cecilia ci racconta la sua storia e ci da il suo importante contributo per approfondire la figura professionale dell’Office Manager, da un punto di vista centrato ed onesto, un po’ controcorrente, utile per scoprire e riscoprire questo importante ruolo dal grande potenziale ancora inespresso nel panorama professionale italiano.
Buongiorno Cecilia, benvenuta su AssistenteDallaAallaZeta, un immenso grazie per aver accettato il mio invito e per averci dato la possibilità di scoprire la tua storia ed approfondire con te la figura professionale dell’Office Manager.
Vorresti raccontarci di te, chi sei e cosa fai?
Ecco, mi sento già a colloquio 😁
Vediamo, stringi stringi sono semplicemente una persona pratica e organizzata, che riesce bene a tenere in equilibrio tante attività contemporaneamente.
Non nello stesso momento attenzione, il multitasking è una grande balla secondo me, se si cercano di fare due cose insieme non si riesce a dare la giusta attenzione a tutto.
Però se parliamo di tenere aperte più attività alla volta e farle progredire in parallelo ottimizzando tutti i tempi di ciascuna, eccomi.
Nel corso degli anni hai collaborato con diverse aziende ricoprendo come Office Manager. Ci racconti la tua esperienza e la via che hai percorso per riuscire a ricoprire questo ruolo?
Devo ammettere che mi sono trovata su questa strada quasi per caso.
Studiavo arte, ero appena tornata dall’estero e faticavo a chiudere il mio percorso universitario, così ho cercato un lavoro per non sentirmi totalmente in stallo.
Mi sono ritrovata nella reception di uno studio legale internazionale, dove ho imparato le cose vitali per questo lavoro: la pazienza, l’organizzazione, ma soprattutto il sangue freddo e l’improvvisazione.
Gli anni di gavetta mi hanno fatto capire che cosa volessi fare. Guardavo la mia Office Manager girare per i piani organizzando e tenendo tutto sotto controllo e pensavo “posso farlo anch’io, e posso farlo meglio”.
Così sono partita in quarta, un’azienda dopo l’altra, in settori sempre diversi, raccogliendo tutta l’esperienza possibile, avendo sempre qualcosa di meglio da rivendere nello step successivo.
Ho tendenzialmente scelto organizzazioni piccole, che necessitavano di struttura e talvolta di una vera e proprio costruzione da zero
Come Mary Poppins le ho lasciate quando il mio imprinting era ben avviato e non avevano più bisogno di me.
Ho scelto una carriera rapida, cambiando azienda ogni 6-12 mesi per circa 3 anni e a dispetto del rischio di sembrare incostante, sperimentando anche la multinazionale iperstrutturata e posso dire di averle viste un po’ tutte.
Ed ecco svelato il segreto della Professione di Office Manager.
Il ruolo cambia moltissimo a seconda del settore in cui opera l’azienda e le responsabilità crescono in proporzione alla sua grandezza, di conseguenza le attività in un piccolo studio professionale non sono le stesse di una multinazionale produttiva, anche se due cose accomunano il ruolo in ogni realtà, Organizzazione e Praticità.
Quali sono, secondo te, il principale contributo operativo ed il principale contributo organizzativo dell’Office Manager alla sua Azienda o al suo Studio Professionale?
Operativamente direi senza dubbio il Coordinamento.
Le attività che tengono in vita un’azienda sono molteplici e, l’Office Manager, sia che le svolga in prima persona sia che supervisioni chi ne è incaricato, ha la vitale responsabilità di tenere tutto in equilibrio.
Dal punto di vista organizzativo il contributo principale dell’Office Manager è la Semplificazione dell’Operatività della Struttura.
Proprio perché coordina quotidianamente la struttura, l’Office Manager è la persona più adatta a cogliere cosa funziona, cosa no, cosa può essere snellito e cosa necessita di più procedure.
Quali sono, dal tuo punto di vista, le potenzialità ancora inespresse di questo ruolo in Italia? Da che cosa dipende?
Il problema è legato alla percezione della responsabilità.
L’Office Manager in Italia è ancora spesso considerata poco più di una segretaria, e quindi finisce per essere totalmente – e inutilmente – eterodiretta.
C’è un motivo per cui si chiama Office Manager e ha (o almeno, dovrebbe avere) una RAL di un certo livello. E’ un manager a tutti gli effetti, e come tale dovrebbe essere trattata.
Una volta ho lasciato un posto per questo esatto motivo: mi davano istruzioni su qualsiasi cosa, senza averne competenza, senza lasciarmi fare il mio lavoro in pace, sbaraccando qualsiasi cosa costruissi.
E allora, come nella pubblicità del Leerdammer, “fattelo tu”
Si parla spesso di carriera di Executive Assistant e Office Manager, esprimendosi in termini di cambiamento, per fare carriera sembra sempre necessario iniziare a fare qualcos’altro. Molte di noi credono invece che fare carriera sia fare l’Assistente di Direzione ed il tuo è un bellissimo esempio di crescita professionale svolta all’interno della propria organizzazione rimanendo fedele al proprio ruolo. Ci racconti il tuo nuovo job title di General Manager ed il percorso che ci sta dietro?
È il bello dei contesti piccolissimi. Tutti fanno tutto, e quando si cresce si cresce alla grande.
Quando ho iniziato il mio capo era solo, con qualche AV e grandi progetti di espansione.
Io sono entrata come Office Manager, anche se l’ufficio in senso stretto non c’è, a riprova del fatto che il ruolo si estende a tutta l’organizzazione aziendale, non solo alla struttura fisica.
Sin da subito ho messo le mani in pasta su tutto, marketing, strategie, vendite, progetti, budget.
Nel giro di qualche tempo abbiamo dovuto prendere dei collaboratori per le attività più specialistiche, così è stato naturale estendere il mio coordinamento anche su di loro.
Ovviamente è stato necessario studiare un bel po’, per fortuna come azienda investiamo moltissimo sulla nostra formazione.
Come sono cambiate le tue attività e le tue responsabilità con la nuova nomina?
Delego molto di più, ma allo stesso tempo ho molti più fronti da seguire.
I collaboratori mi hanno sollevato da una buona parte di operatività, ma ho la responsabilità di dar loro le giuste informazioni, materiali e strumenti perché possano lavorare in modo efficiente e devo coordinarli per gestire i tempi dei vari progetti.
A volte è stressante, senza dubbio, sono sempre stata abituata a fare tutto in prima persona e la delega è una cosa molto difficile da imparare.
Credo però che la delega sia anche l’unica strada per evolvere.
Come le aziende devono a un certo punto scalare il business per crescere, così noi dobbiamo scalare la nostra attività, accettando che se si vuole fare di più non lo si può fare da soli.
Nel tuo bell’articolo su LinkedIn hai parlato della difficoltà di raccontare chi è e cosa fa l’Office Manager. Ci chiediamo se hai poi scoperto una formula per presentare al grande pubblico questo ruolo e se è cambiato qualcosa con il tuo nuovo job title. Qual è la tua definizione, oggi, di Office Manager?
L’Office Manager è un fulcro, il punto di riferimento per i clienti, per i fornitori, per i dipendenti, per il management, tiene le fila di tutto, e le intreccia in una trama coerente.
L’Office Manager è la persona il cui lavoro permette a tutti gli altri di fare il proprio senza preoccupazioni, così che ciascuno possa focalizzarsi sulla propria specializzazione sapendo che c’è un professionista che si fa carico di controllare che si incastri con tutte le altre.
E la tua personale definizione di Assistente di Direzione?
Questa è un po’ più difficile, ma direi che è un braccio in più.
L’Assistente di Direzione è la risposta alla frustrazione di non avere abbastanza mani, occhi, ore nella giornata per fare tutto.
I Ruoli di Supporto in Azienda, come Assistente di Direzione e Office Manager sono prevalentemente svolti da Signore. Cosa pensi di questo Gender Gap controcorrente?
Userò una citazione dal primo episodio di Mad Men. “A volte ti trattano come una Segretaria, ma per lo più vogliono una cosa a metà tra una madre e una cameriera”
Certo, quella era l’America degli anni Sessanta, ma in moltissime realtà italiane, soprattutto in provincia e in contesti vecchio stampo, è ancora così.
È ancora troppo vivo il concetto dell’assistente accudente, un po’ babysitter un po’ badante, che sommato al forte sessismo di cui è purtroppo impregnata la nostra società fa categorizzare questa professione come “lavoro da femmine”.
So di essere un po’ tagliente con questa affermazione, solitamente non è un ragionamento cosciente, è semplicemente un sostrato culturale che ancora ci portiamo dietro.
D’altra parte, basta vedere dove troviamo gli uomini di questa professione: nei grossi contesti internazionali, con forti culture inclusive, o nelle startup. E sai cosa? Sono decisamente bravi.
Quale suggerimento ti sentiresti di dare alle Office Manager di Oggi e di Domani per sviluppare la propria carriera?
Le regole d’oro sono Praticità e Buonsenso.
Non abbiate paura di ciò che non sapete, il grosso del mestiere di Office Manager si impara sul campo, con l’esperienza.
E siate intraprendenti, dite la vostra, date il vostro contributo, anche quando siete in disaccordo.
Un punto di vista diverso aggiunge profondità alla conversazione, non abbiate paura di dichiararlo perché è difficile vedere il valore di una persona se non lo esprime.
Ragionate sempre in ottica di “yes, and”/“no, but” e dimostrate che non siete lì solo per eseguire, ma che avete un grosso contributo da dare.
E leggete. Tanto, di tutto. Le buone idee si nascondono dovunque.
Cosa suggeriresti invece agli aspiranti Office Manager che vorrebbero svolgere questa professione, ma la vedono ancora riservata solo a Girls e Ladies?
Agli Aspiranti Office Manager dico … di Candidarvi.
Siamo nel 2021, e anche se molta gente è rimasta qualche secolo indietro, non è un problema vostro.
Le carte in regola per fare questo mestiere stanno nel cervello.
Non in qualche carattere anatomico e men che meno quelli sessuali, anzi, più un annuncio recita sciocchezze tipo “bella presenza, massimo X anni”, più dovete candidarvi.
È ora che le aziende capiscano che questa è una professione seria e complessa come tutte le altre, e se vogliono una modella da mettere in mostra in reception l’annuncio deve titolare: “Cercasi bambolina da esposizione”
Office Manager, primo giorno di lavoro. Da dove cominciare per Organizzare o Riorganizzare un Ufficio?
Rispondo con un aneddoto. Un paio d’anni fa mi presento al primo giorno di lavoro in una grande azienda, indicazioni tutte trattate con l’ufficio centrale di Talent Acquisition, l’Hr non è nella mia sede e il General Manager è fuori ufficio quel giorno, sto riempiendo una vacancy di alcuni mesi … quindi non c’è nessuno ad accogliermi né un passaggio di consegne.
Tempo di individuare la mia scrivania, visto che sapevo almeno con chi avrei condiviso l’ufficio, e ci accorgiamo che il mio computer non c’è e non si capisce chi avrebbe dovuto averne notizie.
Presto detto. Degli onboarding si occupava l’Office Manager e, mancando da mesi, nessuno aveva informato il dipartimento IT, ovviamente dislocato all’estero, del mio arrivo, e per un onboarding “d’urgenza” ci avrebbero comunque messo 3-4gg tra setup e spedizione.
Panico? Assolutamente No.
Ho iniziato ad aprire cassetti e armadi, spulciare faldoni e fare reverse engineering sulla documentazione presente per individuare le procedure ed altre utilità.
Quando il mio capo è arrivato in ufficio mi ha trovata a una scrivania spoglia armata di Moleskine tra due pile di carta ed io quel giorno ho imparato delle cose importanti.
Senza l’Office Manager non funziona niente 😀
Il primo step fondamentale per un Office Manager all’ingresso in azienda è un assessment preciso del presente.
Appurato cosa c’è, si parte a rivedere cosa non va e costruire quello che manca, con due aggettivi in mente: snello ed efficiente.
A proposito di Organizzazione, su LinkedIn ti definisci Organizzatrice Compulsiva e Nerd, su questo approfondimento direi prima il dovere e poi il piacere. Partiamo dall’Organizzazione, passione o professione? Che cos’è per te l’Organizzazione?
L’organizzazione è una necessità, perché sono una persona disordinata. L’avresti detto? Se mi lasci allo stato brado sono un concentrato di entropia e allo stesso tempo odio il disordine, su certe cose sono al limite del compulsivo quindi sento la necessità di organizzare tutto per tenerlo sotto controllo.
Ecco l’esempio pratico
Tengo sulla scrivania un blocchetto su cui appunto le cose che mi devo ricordare, le attività della giornata, le chiamate da fare, tutti i ToDo.
Li appunto come mi vengono, durante le telefonate, mentre faccio altre cose e ho paura mi passi di mente.
Tempo due ore e la pagina è un accrocchio così disordinato che rischio di perdere di vista tutto.
A seguire prendo il foglio, rileggo, riscrivo su un secondo blocco dividendo per urgenza, priorità, ordine di esecuzione e via dicendo.
Il primo mi serve per non perdere nulla, il secondo per capire come gestire le cose.
Faccio questa attività almeno due volte al giorno.
Alla sera, per preparare le attività del mattino dopo, e verso pranzo per fare un assessment di come sta andando la giornata.
Com’è organizzata la tua giornata? Come mantieni il tuo equilibrio organizzativo tra attività professionali e personali?
Innanzi tutto, devo ammettere di non essere assolutamente una morning person.
Quando accendo il computer alle 9 ho ancora il caffè in mano, ma posso permettermelo proprio per quel “riordino pensieri” che ho fatto la sera prima, quindi so già con cosa dovrò cominciare.
Una parte di me vorrebbe essere una di quelle persone che si alza presto, fa yoga, legge, e sostanzialmente quando inizia a lavorare ha già fatto l’equivalente di mezza giornata.
In realtà l’unica cosa che faccio prima di iniziare è stare una mezz’oretta su LinkedIn, che mi “attiva”.
E’ quello che facevo sui mezzi andando al lavoro quando ancora avevo una sede e l’abitudine è rimasta.
Sull’attività fisica sono carente, ogni tanto faccio una camminata in pausa pranzo o un po’ di yoga prima di cena, ma non sono costante.
Sulla delimitazione del tempo privato devo ancora lavorare un po’, anche se mi organizzo l’agenda per blocchi di tempo non sempre li rispetto.
L’espressione Nerd è diventata oggi ciò che un tempo fu la definizione di Impressionisti, coniata con un’accezione giudicante, negativa, è diventata il vessillo di un movimento accomunato da valori positivi e canoni comuni. Ci daresti la tua personale definizione di Nerd? Ci racconteresti cosa vuol dire per te essere Nerd?
Il Nerd per me è chi ha amore per la conoscenza, di qualsiasi tipo.
Chi studia, chi legge, chi si entusiasma nello scoprire cose nuove e si appassiona alla loro comprensione.
Io mi definisco Nerd perché, per esempio, trovo affascinante il comportamento sociale dei pinguini, mi intrigano i meccanismi del marketing e so cos’è un dejà vu a livello biologico.
Perché in famiglia mi chiamano bonariamente “Wikipedia” e perché ho un’amica che ogni volta che mi metto a raccontare una cosa qualsiasi mi fa la musichetta di SuperQuark.
Per completare il nostro viaggio nel mondo dell’Office Manager e dell’Organizzazione, vorresti suggerirci data la tua passione Nerd, un film o una serie televisiva utile per approfondire questi temi?
Film Working Girl, Una Donna in Carriera
Per ricordarci che l’assistente non è solo un’esecutrice.
Serie tv Mad Men.
Pur col filtro della concezione anni Sessanta della donna Joan Holloway è l’Office Manager per eccellenza.
Grazie infinite Cecilia per il tuo così prezioso contributo su un tema così importante nello sviluppo del nostro personale percorso di carriera.
Per Approfondire il tema Lavoro e Carriera
Intervista a Delia Simone sul tema Lavoro, Carriera e Selezione dell’Assistente di Direzione
Corso di Formazione Office Manager
Corso di Formazione online Office Manager
Assolombarda Servizi, Novembre 2021
Obiettivi e Contenuti Corso Office Manager
Assolombarda Servizi, Novembre 2021
Professione Office Manager
Chi è e che Cosa Fa l’Office Manager
sul nostro canale YouTube
Scopri il nostro Programma di Sviluppo della Professione di Office Manager
Principali Attività e Responsabilità dell’Office Manager
La nostra Guida agli Acquisti di Cancelleria
Le nostre Interviste e Approfondimenti con Assistenti ed Esperti
